Notarielle Prüfung einer beeidigten Übersetzung in der Türkei

Bevor ein türkischer Notar eine Übersetzung bestätigt, prüft er drei Punkte: dass die Person, die die Arbeit unterschrieben hat, ein bei diesem Notariat registrierter beeidigter Übersetzer ist, dass die Übersetzung genau mit einem gültigen Ausgangsdokument übereinstimmt, und dass die Erklärung des Übersetzers, seine Unterschrift und sein Siegel vollständig vorhanden sind. Die notarielle Prüfung einer beeidigten Übersetzung ist ein Verfahrensschritt, kein Urteil über den Stil des Textes. Der Notar übersetzt den Text nicht neu und bewertet ihn nicht sprachlich; er bestätigt, wer die Übersetzung angefertigt hat, woraus sie übersetzt wurde, und dass die Unterlagen vollständig sind. Wer vorher weiß, worauf ein Notar achtet, hält seine Unterlagen am schnellsten aus der Rückweisung heraus.

Dieser Leitfaden geht jede Prüfung in der Reihenfolge durch, in der ein Notar sie vornimmt, damit Sie sehen, wo Unterlagen üblicherweise hängen bleiben und wie Sie eine saubere Einreichung vorbereiten. Er ist aus der Sicht eines Übersetzungsbüros für beeidigte Übersetzungen in Istanbul geschrieben, das jede Woche Dokumente für die Notarisierung vorbereitet.

Notarielle Prüfung einer beeidigten Übersetzung: der Ablauf im Überblick

Die Prüfung folgt einer festen Abfolge, und jede Stufe muss bestanden werden, bevor die nächste überhaupt zählt. Die notarielle Prüfung einer beeidigten Übersetzung zu verstehen heißt zu verstehen, dass es dabei um Berechtigung und Integrität geht, nicht um Wortwahl. Eine Übersetzung kann sprachlich einwandfrei sein und trotzdem zurückgewiesen werden, wenn der Übersetzer nicht bei diesem Notariat registriert ist oder das Ausgangsdokument unvollständig ist. Zu wissen, was ein Notar vor der Übersetzung prüft, hilft dabei, eine Akte gleich beim ersten Versuch vollständig einzureichen.

In der Praxis arbeitet der Notar fünf Punkte ab: den beeidigten Status des Übersetzers, das Ausgangsdokument, die Vollständigkeit der Übersetzung, die Bestätigung samt Siegel und die innere Konsistenz von Namen, Zahlen und Daten. Wir gehen im Folgenden auf jeden einzelnen Punkt ein.

Der Übersetzer muss bei genau diesem Notar beeidigt sein

Ein türkischer Notar notarisiert nur eine Übersetzung, die von einem Übersetzer unterschrieben wurde, der bei genau diesem Notariat beeidigt ist. Ein beeidigter Übersetzer (yeminli tercüman) leistet vor einem Notar einen Eid und wird in dessen Register eingetragen, was es dem Notar erlaubt zu bestätigen, dass die Unterschrift auf der Übersetzung echt ist und dass die unterzeichnende Person für dieses Sprachenpaar qualifiziert ist. Das ist der erste und entscheidendste Schritt der notariellen Prüfung einer beeidigten Übersetzung, denn eine von jemand anderem unterschriebene Übersetzung kann dort überhaupt nicht notarisiert werden.

Deshalb ist die notarielle Bestätigung einer beeidigten Übersetzung an das Büro gebunden, bei dem der Übersetzer seinen Eid abgelegt hat. Wurde Ihr Dokument von einem beeidigten Übersetzer übersetzt, der anderswo registriert ist, verfügt der Notar, an den Sie sich wenden, möglicherweise nicht über dessen hinterlegte Musterunterschrift. Unsere beeidigten Übersetzungen ins Türkische werden von Übersetzern erstellt, die bei den Gerichten von Istanbul und den Notariaten von Beyoglu registriert sind, sodass Bestätigung und Notarisierung zusammenpassen. Der Verband der türkischen Notare listet die Notariate im ganzen Land auf, falls Sie prüfen möchten, mit welchem Notariat Sie es zu tun haben.

Das Ausgangsdokument: Original, keine Fotokopie

Der Notar muss sehen, wovon die Übersetzung angefertigt wurde, und bei vielen Dokumentenarten bedeutet das: das Original oder eine ordnungsgemäß beglaubigte Kopie, keine lose Fotokopie. Die Übersetzung ist an ihr Ausgangsdokument gebunden, daher prüft der Notar, ob beide zusammengehören und ob das Ausgangsdokument etwas ist, worauf er sich verlassen kann. In unserer Erfahrung ist der häufigste Grund, warum ein Notar eine Akte zurückschickt, dass das Ausgangsdokument als einfache Fotokopie eingereicht wurde, obwohl der Notar das Original oder eine notariell beglaubigte Kopie benötigte.

Welche Form des Ausgangsdokuments akzeptiert wird, hängt vom Dokument und vom Notar ab, daher bestätigt Ihr Notar, was er für Ihre konkrete Akte benötigt. Als grobe Orientierung:

• Personenstandsurkunden wie eine Geburts- oder Heiratsurkunde werden häufig als Original oder als kürzlich ausgestellte Kopie vom Standesamt (nüfus müdürlüğü) vorgelegt.
• Bildungsdokumente wie Diplome und Zeugnisse werden meist im Original vorgelegt, mitunter bereits mit einer früheren Apostille versehen.
• Firmendokumente können als beglaubigte Kopien vorgelegt werden, ausgestellt vom Handelsregister (ticaret sicili) oder von einem Notar.

Geht Ihr Dokument ins Ausland und benötigt eine Apostille, kommt es auf die Reihenfolge der Schritte an, und der Notar oder die ausstellende Behörde teilt Ihnen mit, ob die Apostille vor der Übersetzung auf das Ausgangsdokument oder danach auf die notarisierte Übersetzung kommt. Wir bereiten notariatsfertige Übersetzungen vor, damit der Dokumentensatz so zusammengestellt ist, wie der Notar ihn erwartet.

Vollständigkeit: nichts fehlt, nichts wurde hinzugefügt

Eine notarisierte Übersetzung muss das Ausgangsdokument vollständig und wortgetreu wiedergeben, daher prüft der Notar, ob nichts ausgelassen und nichts hinzugefügt wurde. Stempel, Siegel, handschriftliche Vermerke, Randnotizen, Unterschriften und Aktenzeichen auf dem Ausgangsdokument müssen alle in der Übersetzung erfasst sein, meist in eckigen Klammern beschrieben, wenn sie nicht reproduziert werden können. Eine Übersetzung, die stillschweigend einen Stempel oder einen Vermerk auf der Rückseite auslässt, ist unvollständig, und genau diese Unvollständigkeit ist einer der Punkte der notariellen Prüfung einer beeidigten Übersetzung, an dem Akten scheitern.

Das ist auch der Grund, warum ein Übersetzer das Ausgangsdokument niemals verbessern oder korrigieren sollte. Ist ein Name im Original falsch geschrieben, gibt die Übersetzung das Original wieder und weist auf die Abweichung hin, statt sie stillschweigend zu korrigieren. Der Notar bestätigt die Übereinstimmung zwischen zwei Dokumenten, daher zerstört jede stillschweigende Änderung genau diese Übereinstimmung.

Die Bestätigungserklärung, Unterschrift und das Siegel

Jede beeidigte Übersetzung trägt einen Bestätigungsvermerk, in dem der Übersetzer erklärt, dass die Übersetzung vollständig und korrekt ist, das Sprachenpaar und die Übersetzungsrichtung nennt, und die Arbeit unterschreibt und siegelt. Der Notar prüft, ob dieser Vermerk vorhanden und unterschrieben ist und ob das Siegel mit dem registrierten Übersetzer übereinstimmt. Die notarielle Bestätigung einer beeidigten Übersetzung hängt davon ab, dass dieser Vermerk unversehrt ist, denn der eigentliche Akt des Notars baut auf der Erklärung des Übersetzers auf.

Es hilft, klarzustellen, wer wofür zuständig ist, denn die drei Begriffe werden oft ungenau verwendet. Die folgende Tabelle zeigt die Unterscheidung, die hinter den Anforderungen an eine notarisierte Übersetzung in der Türkei steht.

Begriff	Wer stellt sie aus	Was sie bestätigt
Beeidigte Übersetzung	Ein bei einem Notar registrierter beeidigter Übersetzer (yeminli tercüman)	Dass die Übersetzung unter Eid, Unterschrift und Siegel des Übersetzers vollständig und korrekt ist
Beglaubigte Übersetzung	Ein Übersetzungsbüro oder ein Übersetzer	Dass die Übersetzung wortgetreu ist, mit einer unterschriebenen Bestätigungserklärung
Notarisierte Übersetzung	Der Notar, aufbauend auf einer beeidigten Übersetzung	Dass der unterzeichnende Übersetzer bei diesem Notar beeidigt ist und die Unterschrift echt ist

Eine beglaubigte Übersetzung und eine notarisierte Übersetzung sind nicht austauschbar, und die empfangende Behörde entscheidet, welche Form sie akzeptiert. Wird von Ihnen verlangt, ein Dokument notarisieren zu lassen, ist die beeidigte Übersetzung mit ihrer Bestätigung die Ebene darunter, auf der der Notar aufbaut.

Konsistenz von Namen, Zahlen und Daten

Der Notar achtet außerdem auf innere Konsistenz, denn abweichende Angaben zur Identität sind ein häufiger Grund, warum eine Akte hinterfragt wird. Ihr Name muss in der Übersetzung und im Ausgangsdokument gleich geschrieben sein, und er sollte mit der Schreibweise in Ihrem Reisepass oder Ausweisdokument übereinstimmen, da die empfangende Behörde genau das abgleicht. Daten, Identifikationsnummern, Aktenzeichen und Ortsnamen müssen alle korrekt übernommen werden.

Die Transliteration von Namen zwischen Alphabeten ist ein häufiger Reibungspunkt. Ein in kyrillischer, arabischer oder chinesischer Schrift geschriebener Name muss konsistent ins lateinische Alphabet übertragen werden, im Idealfall so, wie er bereits im Reisepass des Inhabers steht. Wenn Sie eine bevorzugte Schreibweise aus dem Reisepass haben, teilen Sie dies dem Übersetzer gleich zu Beginn mit, denn eine Änderung nach der Notarisierung bedeutet, die Arbeit noch einmal zu machen. Diese Sorgfalt bei den Identitätsangaben steht im Mittelpunkt der Anforderungen an eine notarisierte Übersetzung in der Türkei.

Warum ein türkischer Notar eine Übersetzung ablehnt

Die meisten Rückweisungen lassen sich auf eine kurze Liste vermeidbarer Probleme zurückführen, und wer verstehen will, warum ein türkischer Notar eine Übersetzung ablehnt, muss vor allem diese Liste verstehen. Keiner dieser Punkte hat mit der sprachlichen Qualität zu tun.

1. Der Übersetzer ist bei diesem Notar nicht beeidigt, daher kann die Unterschrift dort nicht bestätigt werden.
2. Das Ausgangsdokument wurde als Fotokopie eingereicht, obwohl der Notar das Original oder eine beglaubigte Kopie benötigte.
3. Die Übersetzung ist unvollständig: ein Stempel, ein Vermerk oder eine Rückseite wurde ausgelassen.
4. Die Bestätigungserklärung, die Unterschrift oder das Siegel fehlt oder stimmt nicht mit dem Register überein.
5. Namen, Daten oder Zahlen stimmen zwischen Übersetzung, Ausgangsdokument und Reisepass nicht überein.

Wenn man uns fragt, warum ein türkischer Notar eine Übersetzung ablehnt, lautet die ehrliche Antwort, dass der Notar die Integrität eines amtlichen Akts schützt, sodass alles, was die Verbindung zwischen Übersetzer, Übersetzung und Ausgangsdokument untergräbt, für eine Rückweisung ausreicht. Die Lösung liegt fast immer in der Vorbereitung, nicht in der Diskussion.

Wie Sie sich vorbereiten, damit die Prüfung reibungslos verläuft

Sie können das meiste Risiko beseitigen, bevor das Dokument überhaupt am Schalter ankommt. Gute Vorbereitung macht das, was ein Notar vor der Übersetzung prüft, zu einer Formsache statt zu einem Hindernis.

• Halten Sie das Original oder eine ordnungsgemäß beglaubigte Kopie des Ausgangsdokuments bereit, nicht nur einen Scan.
• Teilen Sie dem Übersetzer die genaue Schreibweise Ihres Namens mit, wie sie in Ihrem Reisepass steht.
• Klären Sie mit der empfangenden Behörde, ob sie eine beglaubigte oder eine notarisierte Übersetzung verlangt und ob eine Apostille nötig ist.
• Weisen Sie auf Stempel, Vermerke oder Notizen auf der Rückseite des Dokuments hin, damit nichts übersehen wird.
• Fragen Sie Ihren Notar, welche Form des Ausgangsdokuments er für Ihre Akte verlangt, denn Notare handhaben das unterschiedlich.

Da wir Unterlagen routinemäßig für die Notarisierung vorbereiten, stellen wir Übersetzung, Bestätigung und Ausgangsdokument in der Reihenfolge zusammen, die der Notar erwartet, und weisen auf alles hin, was am Ausgangsdokument wahrscheinlich hinterfragt wird. Für ungewöhnliche oder mehrteilige Akten übernimmt unsere Dokumentenübersetzung den gesamten Satz statt einer einzelnen Seite, denn genau dort schleichen sich Auslassungen ein. Wenn Sie nicht sicher sind, was Ihre empfangende Behörde benötigt, können Sie über unsere Kontaktseite einen Scan schicken, und wir sagen Ihnen, wie der Dokumentensatz aufgebaut sein sollte, bevor Sie sich auf etwas festlegen.

Wo die Aufgabe des Notars endet und die der empfangenden Behörde beginnt

Die Notarisierung hat eine klar definierte Grenze. Der Notar bestätigt, dass der unterzeichnende Übersetzer beeidigt ist und die Unterschrift echt ist; er entscheidet nicht, ob das Ministerium, das Konsulat, das Gericht oder die Universität, an die Sie das Dokument senden, es akzeptiert. Die Annahme ist immer die Entscheidung der empfangenden Institution, und die Anforderungen unterscheiden sich zwischen ihnen, daher sind die notarielle Prüfung und die endgültige Annahme zwei getrennte Hürden.

Diese Trennung sollte man im Hinterkopf behalten, denn eine einwandfrei notarisierte Übersetzung kann für die Verwendung im Ausland trotzdem eine Apostille oder einen weiteren Schritt benötigen. Der Notar erledigt seine Hürde, die empfangende Behörde ihre eigene. Zwischen beiden sind die beeidigte Übersetzung und die notarielle Prüfung einer beeidigten Übersetzung die Teile, die wir präzise vorbereiten können, damit auf unserer Seite nichts ist, was Ihr Dokument am Schalter aufhält.