Apostille auf einer Beglaubigten Kopie oder auf dem Originaldokument

Eine Apostille auf einer notariell beglaubigten Kopie bestätigt eine vom Notar erstellte Kopie Ihres Dokuments anstelle des Originalpapiers, und beide Wege sind gültig, je nachdem, was die empfangende Behörde im Ausland akzeptiert. Um eine Apostille auf einer beglaubigten Kopie zu erhalten, erstellt ein türkischer Notar zunächst eine beglaubigte Kopie Ihres Ausgangsdokuments, und anschließend versieht das Gouvernement (valilik) oder der Gerichtshof (adliye) diese Kopie mit der Apostille. Bei einer Apostille auf dem Original trägt das einzige Originalpapier selbst den Stempel und reist ins Ausland. Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied zwischen einer beglaubigten Kopie und dem Originaldokument, wann welcher Weg praktisch ist, und wo die vereidigte Übersetzung in den Ablauf passt.

Die meisten Leser stellen diese Frage, wenn sie ein Dokument und eine Checkliste einer Behörde im Ausland vor sich haben. Im Folgenden wird das Verfahren der Reihe nach erklärt, wobei jeder Begriff bei seinem ersten Auftreten definiert wird, damit Sie entscheiden können, was Sie zum Notar mitnehmen müssen, bevor Sie hingehen.

Was eine Apostille auf einer beglaubigten Kopie tatsächlich ist

Eine Apostille auf einer notariell beglaubigten Kopie eines Dokuments ist eine Bescheinigung nach dem Haager Übereinkommen, die an einer Kopie angebracht wird, die ein Notar als originalgetreu bestätigt hat. Die Apostille bestätigt nicht den Inhalt Ihres Dokuments. Sie bestätigt die Unterschrift und das Siegel des türkischen Amtsträgers, der die Kopie unterzeichnet hat, in diesem Fall des Notars. Da der Stempel auf der Kopie sitzt, bleibt das Original in Ihren Händen.

Eine notariell beglaubigte Kopie, auch beglaubigte Abschrift genannt, ist eine Fotokopie, die ein Notar vor Ihren Augen mit dem Original verglichen und als identisch gestempelt hat. Eine Apostille auf einer beglaubigten Abschrift ist daher ein zweischichtiges Dokument: Der Notar bürgt dafür, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt, und die Apostille bürgt dafür, dass der Notar ein echter türkischer Notar ist. Der Schritt der Notarübersetzung ist von der Apostille getrennt und kommt meist zuerst.

Apostille auf dem Originaldokument gegenüber auf einer beglaubigten Kopie

Der Kernunterschied ist einfach: Eine Apostille auf dem Original bringt die Bescheinigung direkt auf dem Ausgangspapier an, während eine Apostille auf einer beglaubigten Kopie sie auf einem vom Notar erstellten Duplikat anbringt. Beide sind echte Apostillen nach dem Haager Apostille-Übereinkommen. Was sich ändert, ist, welches Papier das Land verlässt und ob Sie das Original behalten.

Keiner der beiden Wege ist von sich aus besser. Ob eine beglaubigte Kopie oder das Originaldokument verlangt wird, entscheidet die empfangende Behörde im Ausland, und diese Entscheidung, nicht eine allgemeine Regel, sollte Ihre Unterlagen bestimmen.

Wann eine beglaubigte Kopie die praktische Wahl ist

Eine beglaubigte Kopie ist immer dann die praktische Wahl, wenn Sie sich nicht vom Original trennen können, und deshalb bitten so viele Menschen um den Stempel auf einer Kopie statt auf dem Ausgangspapier. Ein Universitätsdiplom, eine Geburtsurkunde, eine Heiratsurkunde oder ein Handelsregisterauszug wird im Inland oft erneut benötigt, und das einzige Original ins Ausland zu schicken, ist ein echtes Risiko. Die beglaubigte Kopie lässt das beglaubigte Duplikat reisen, während das Original bei Ihnen sicher bleibt. Bei Diplomen und Personenstandsurkunden ist eine Apostille auf einer beglaubigten Abschrift deshalb häufig der bevorzugte Weg.

Es gibt Dokumente, bei denen eine Kopie die einzig sinnvolle Option ist. Manche Behörden behalten das Original in ihrer eigenen Akte und geben es nicht heraus, sodass eine beglaubigte Kopie das Einzige ist, was Sie rechtmäßig weiterschicken können. Andere Dokumente existieren nur als einzelnes ausgestelltes Original, das nicht neu gedruckt werden kann, und dort schützt Sie eine beglaubigte Kopie vor Verlust auf dem Transportweg.

Braucht eine beglaubigte Kopie eine eigene Apostille

Ja, eine beglaubigte Kopie braucht eine eigene Apostille, wenn sie in einem anderen Mitgliedstaat des Haager Übereinkommens verwendet wird, weil die ausländische Behörde die Apostille anerkennt, nicht den türkischen Notarstempel allein. Mandanten fragen oft, ob eine beglaubigte Kopie eine eigene Apostille braucht, und die Antwort hängt davon ab, wohin die Kopie geht. Eine beglaubigte Kopie, die innerhalb der Türkei verwendet wird, braucht keine Apostille; eine beglaubigte Kopie, die in einen Haager Mitgliedstaat reist, in der Regel schon.

Die Apostille ist das, was die Bestätigung des Notars für einen Beamten lesbar macht, der noch nie ein türkisches Notarsiegel gesehen hat. Ohne sie hat die ausländische Behörde keinen Standardweg, um zu bestätigen, dass der Stempel echt ist. Deshalb geht die beglaubigte Kopie weiter zum Gouvernement oder Gerichtshof für die Apostille, statt direkt zur Post.

Welche türkische Behörde apostilliert die beglaubigte Kopie

In der Türkei wird die Apostille auf einer notariell beglaubigten Kopie vom Gouvernement (valilik) für Verwaltungsdokumente und vom Gerichtshof (adliye) für gerichtliche Dokumente ausgestellt, niemals vom Übersetzungsbüro und niemals vom Notar. Der Notar beglaubigt die Kopie. Das Gouvernement oder der Gerichtshof apostilliert anschließend die Unterschrift des Notars. Wir erstellen die vereidigte Übersetzung, die die Unterlagen begleitet; wir stellen keine Apostillen aus und beglaubigen nicht notariell.

Die richtige Behörde zu treffen ist wichtig. Eine beglaubigte Kopie eines Gerichtsurteils wird beim Gerichtshof apostilliert, während eine beglaubigte Kopie eines Auszugs aus dem Standesamt (nüfus müdürlüğü) beim Gouvernement apostilliert wird. Legen Sie die Kopie am falschen Schalter vor, wird sie zurückgeschickt, was eine der häufigsten Verzögerungen ist, die wir sehen.

Wo die vereidigte Übersetzung in die Unterlagen passt

Eine vereidigte Übersetzung ist der Teil der Unterlagen, der ein türkisches Dokument für die ausländische Behörde lesbar macht, und sie wird von einem gerichtlich vereidigten Übersetzer erstellt, nicht vom Notar. Nach unserer Erfahrung liegt der häufigste Grund, warum Unterlagen ins Stocken geraten, darin, dass Übersetzung, Notarbeglaubigung und Apostille in der falschen Reihenfolge für das Zielland erfolgen. Manche Behörden wollen die Übersetzung zusammen mit der Kopie apostilliert; andere wollen zuerst das Ausgangsdokument apostilliert und dann übersetzt. Fragen Sie bei der empfangenden Stelle nach der Reihenfolge, bevor irgendetwas gestempelt wird.

Für die meisten ausgehenden Unterlagen wird das Dokument von einem Dienst für türkische vereidigte Übersetzung übersetzt, die Übersetzung wird notariell beglaubigt, und das beglaubigte Paket wird apostilliert. Eine Apostille auf einer beglaubigten Kopie funktioniert unabhängig vom Dokumenttyp gleich, sodass dieselbe Logik für ein Diplom, eine Vollmacht oder einen Handelsregisterauszug gilt. Für einen umfassenderen Überblick über die Unterlagen erklärt unsere Seite zur beglaubigten Übersetzung, wie eine vollständige amtliche Akte aussieht.

So funktioniert die Apostille auf der beglaubigten Kopie Schritt für Schritt

Eine Apostille auf einer notariell beglaubigten Kopie eines Dokuments folgt einer festen Reihenfolge, und die Schritte in falscher Reihenfolge auszuführen ist die übliche Ursache für einen vergeblichen Behördengang. Hier ist der Ablauf für ein Dokument, das die Türkei in Richtung eines Mitgliedstaats des Haager Übereinkommens verlässt.

1. Fragen Sie bei der empfangenden Behörde im Ausland nach, ob sie eine beglaubigte Kopie akzeptiert oder das Original verlangt. Diese Entscheidung bestimmt alles Weitere.
2. Bringen Sie das Original zu einem Notar, der es vergleicht und eine beglaubigte Kopie mit dem Stempel der Originaltreue ausstellt.
3. Lassen Sie das Dokument von einem vereidigten Übersetzer übersetzen, wenn die empfangende Behörde die Übersetzung benötigt, und lassen Sie diese Übersetzung notariell beglaubigen.
4. Legen Sie die beglaubigte Kopie beim Gouvernement für Verwaltungsdokumente oder beim Gerichtshof für gerichtliche Dokumente vor; dort wird die Apostille ausgestellt.
5. Schicken Sie die apostillierte beglaubigte Kopie ins Ausland und behalten Sie Ihr Original.

Die Reihenfolge der Schritte drei und vier kann sich je nach Land ändern, weshalb der erste Schritt eine Frage an die empfangende Stelle ist und keine Annahme.

Dokumente, die häufig den Weg über die Kopie nehmen

Bestimmte Dokumente reisen fast immer als beglaubigte Kopie statt als Original ins Ausland, weil Sie das Ausgangspapier im Inland erneut benötigen werden. Zu wissen, in welche Kategorie Ihr Dokument fällt, hilft Ihnen, den Notarbesuch vorab zu planen.

• Diplome und Zeugnisse. Ein Abschlusszeugnis wird nur einmal ausgestellt, und Universitäten sowie Arbeitgeber im Ausland akzeptieren oft eine beglaubigte Kopie mit ihrer vereidigten Übersetzung. Unsere Seite zur akademischen Übersetzung erklärt, was eine Bildungsakte in der Regel enthält.
• Personenstandsurkunden. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden vom Standesamt werden wiederholt benötigt, sodass eine nachbestellbare Kopie das Original schützt, das Sie behalten.
• Firmendokumente. Ein Handelsregisterauszug, eine Satzung oder ein Unterschriftenzirkular wird in der Türkei erneut gebraucht, und eine beglaubigte Kopie lässt das Unternehmen weiterarbeiten, während die Kopie im Ausland ist.
• Vollmachten. Behält ein Notar das Original in seinen eigenen Unterlagen, ist eine beglaubigte Kopie die einzige Version, die Sie weiterschicken können.

Keiner dieser Punkte ist eine Regel, an die die empfangende Behörde gebunden ist. Es bleibt die Stelle im Ausland, die entscheidet, ob eine Kopie ausreicht, also behandeln Sie die Liste als Planungshilfe, nicht als Zusage.

Warum Unterlagen zurückgeschickt werden

Die meisten abgelehnten Unterlagen scheitern an einem kleinen Verfahrenspunkt, nicht an der Übersetzung selbst. Der Notar musste das Original sehen und bekam eine Fotokopie gezeigt. Die Kopie wurde beim Gouvernement apostilliert, obwohl das Dokument gerichtlicher Natur war und zum Gerichtshof gehörte. Die empfangende Behörde wollte das gestempelte Original und bekam stattdessen eine beglaubigte Kopie.

Jeder dieser Fehler lässt sich mit einem einzigen Anruf bei der Stelle vermeiden, die das Dokument verlangt hat. Bestätigen Sie, ob eine beglaubigte Kopie oder das Originaldokument gewünscht wird, bestätigen Sie, ob die Übersetzung beiliegen muss, und bestätigen Sie die Reihenfolge. Ist bei der empfangenden Behörde unklar, ob eine beglaubigte Kopie oder das Originaldokument nötig ist, führt genau das zu solchen Rückläufern. Sind diese drei Punkte geklärt, kennen Notar, vereidigter Übersetzer und Apostille-Schalter jeweils ihren Teil.

Beglaubigte Kopie oder Originaldokument wählen

Die Wahl zwischen einer beglaubigten Kopie oder dem Originaldokument hängt von zwei Fragen ab: Akzeptiert die empfangende Behörde eine Kopie, und können Sie es sich leisten, das Original ins Ausland zu schicken. Akzeptiert die Behörde eine Kopie und müssen Sie das Papier behalten, ist eine Apostille auf einer beglaubigten Kopie der Weg, der Sie schützt. Besteht die Behörde auf dem Original, ist das der einzuschlagende Weg, und die beglaubigte Kopie ersetzt es nicht.

So oder so bleibt die Abfolge im Kern gleich: das Papier beglaubigen oder auswählen, bei Bedarf übersetzen und vom Gouvernement oder Gerichtshof apostillieren lassen. Schicken Sie uns über die Kontaktseite einen deutlichen Scan, nennen Sie uns das Zielland und was die empfangende Stelle verlangt hat, und wir erstellen die vereidigte Übersetzung, die Ihre Unterlagen brauchen. Für die offizielle Liste der Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens ist die Statustabelle der Haager Konferenz die maßgebliche Quelle.