Апостиль на нотариально заверенной копии или на оригинале документа

Апостиль на нотариально заверенной копии документа удостоверяет копию, выданную нотариусом, а не сам оригинал, и оба варианта являются действительными в зависимости от того, что решит принять принимающий орган за рубежом. Чтобы поставить апостиль на нотариально заверенную копию, турецкий нотариус сначала изготавливает заверенную копию исходного документа, а затем губернаторство или суд ставит апостиль на эту копию. Апостилирование оригинала означает, что сам единственный оригинальный документ несёт на себе штамп и отправляется за рубеж. В этом руководстве объясняется разница между нотариально заверенной копией и оригиналом документа, когда практичен каждый из вариантов, и какое место в этом процессе занимает присяжный перевод.

Большинство читателей приходят к этому вопросу, имея на руках один документ и список требований от учреждения в другой стране. Ниже процедура изложена по порядку, каждый термин объясняется по мере появления, чтобы вы могли решить, что взять с собой к нотариусу перед визитом.

Что такое апостиль на нотариально заверенной копии

Апостиль на нотариально заверенной копии документа, это сертификат Гаагской конвенции, прикреплённый к копии, которую нотариус заверил как точное соответствие оригиналу. Апостиль не подтверждает содержание вашего документа. Он подтверждает подпись и печать турецкого должностного лица, поставившего подпись на копии, в данном случае нотариуса (noter). Поскольку штамп ставится на копии, оригинал остаётся у вас на руках.

Нотариально заверенная копия, также называемая заверенной копией или точной заверенной копией, это фотокопия, которую нотариус сверил с оригиналом в вашем присутствии и заверил как идентичную. Апостиль на заверенной копии, таким образом, это двухуровневый документ: нотариус подтверждает, что копия соответствует оригиналу, а апостиль подтверждает, что нотариус является настоящим турецким нотариусом. Этап нотариального перевода отделён от апостилирования и обычно предшествует ему.

Апостиль на оригинале документа против нотариально заверенной копии

Основное различие простое: апостиль на оригинале ставится на сам исходный документ, тогда как апостиль на нотариально заверенной копии ставится на дубликат, изготовленный нотариусом. Оба варианта являются подлинными апостилями в рамках Гаагской конвенции об апостиле. Меняется то, какой документ покидает страну и остаётся ли у вас оригинал.

Ни один из вариантов не является автоматически лучшим. Принимающий орган за рубежом решает, какой из них он примет, и именно это решение, а не общее правило, должно определять состав вашего пакета документов.

Когда нотариально заверенная копия является практичным выбором

Нотариально заверенная копия становится практичным выбором всякий раз, когда вы не можете расстаться с оригиналом, и именно поэтому многие люди просят поставить штамп на копию, а не на исходный документ. Диплом университета, свидетельство о рождении, свидетельство о браке или выписка о регистрации компании часто снова требуются на родине, и отправка единственного оригинала за границу представляет реальный риск. Нотариально заверенная копия позволяет заверенному дубликату отправиться в путь, пока оригинал остаётся в безопасности у вас.

Есть документы, где копия, единственный разумный вариант. Некоторые органы оставляют оригинал в своём деле и не выдают его, поэтому нотариально заверенная копия, единственное, что вы можете законно отправить дальше. Другие документы существуют в единственном выпущенном оригинале, который невозможно перепечатать, и здесь заверенная копия защищает вас от утраты при пересылке.

Нужен ли апостиль нотариально заверенной копии?

Да, нотариально заверенной копии нужен собственный апостиль, если она будет использоваться в другой стране-участнице Гаагской конвенции, потому что иностранный орган признаёт апостиль, а не турецкий нотариальный штамп сам по себе. Клиенты часто спрашивают, нужен ли апостиль нотариально заверенной копии, и ответ зависит от того, куда направляется копия. Нотариально заверенная копия, используемая внутри Турции, вообще не нуждается в апостиле; нотариально заверенная копия, пересекающая границу с государством-участником Гаагской конвенции, как правило, нуждается.

Именно апостиль делает нотариальное заверение понятным для должностного лица, которое никогда не видело турецкую нотариальную печать. Без него у иностранного ведомства нет стандартного способа подтвердить подлинность штампа. Поэтому заверенная копия после нотариального оформления направляется в губернаторство или суд за апостилем, а не сразу отправляется по почте.

Какой турецкий орган апостилирует нотариально заверенную копию

В Турции апостиль на нотариально заверенной копии выдаёт губернаторство (valilik) для административных документов и суд (adliye) для судебных документов, но никогда не бюро переводов и не сам нотариус. Нотариус заверяет копию. Затем губернаторство или суд ставит апостиль на подпись нотариуса. Мы выполняем присяжный перевод, который сопровождает пакет документов; мы не выдаём апостили и не занимаемся нотариальным заверением.

Правильный выбор органа имеет значение. Нотариально заверенная копия судебного решения апостилируется в суде, тогда как нотариально заверенная копия выписки из органа записи актов гражданского состояния (nufus mudurlugu) апостилируется в губернаторстве. Если вы подадите копию не в то окно, её вернут, и это одна из самых частых задержек, с которыми мы сталкиваемся.

Где в этом процессе присутствует присяжный перевод

Присяжный перевод, это часть пакета документов, которая делает турецкий документ понятным для иностранного органа, и его готовит зарегистрированный в суде присяжный переводчик, а не нотариус. По нашему опыту, самая частая причина задержки файла в том, что перевод, нотариальное заверение и апостилирование выполняются не в том порядке, который требуется принимающей стране. Некоторые органы хотят, чтобы перевод был апостилирован вместе с копией; другие хотят, чтобы сначала был апостилирован исходный документ, а уже потом переведён. Уточните у принимающего учреждения, какой порядок оно использует, прежде чем что-либо будет заверено штампом.

Для большинства файлов, направляемых за рубеж, документ переводит служба присяжного перевода на турецкий, перевод заверяется нотариально, а заверенный комплект апостилируется. Апостиль на заверенной копии работает одинаково независимо от типа документа, поэтому одна и та же логика применима к диплому, доверенности или выписке из реестра компании. Если вам нужен более широкий обзор документооборота, наша страница сертифицированного перевода описывает, как выглядит полный официальный пакет документов.

Как апостилирование нотариально заверенной копии работает пошагово

Апостиль на нотариально заверенной копии документа следует фиксированному порядку, и нарушение этой последовательности, обычная причина напрасной поездки. Вот последовательность действий для документа, покидающего Турцию и направляющегося в страну, участвующую в Гаагской конвенции.

1. Уточните у принимающего органа за рубежом, принимает ли он нотариально заверенную копию или требует оригинал. Это решение определяет всё, что следует далее.
2. Отнесите оригинал к нотариусу, который сверит его и выдаст заверенную копию со штампом о точном соответствии.
3. Переведите документ у присяжного переводчика там, где принимающий орган требует перевод, и заверьте этот перевод нотариально.
4. Предоставьте нотариально заверенную копию в губернаторство для административных документов или в суд для судебных документов, которые выдадут апостиль.
5. Отправьте апостилированную нотариально заверенную копию за рубеж и сохраните свой оригинал.

Порядок третьего и четвёртого шагов может меняться в зависимости от страны, и именно поэтому первый шаг, это вопрос принимающему учреждению, а не предположение.

Документы, которые обычно проходят по маршруту копии

Определённые документы почти всегда отправляются за рубеж в виде нотариально заверенной копии, а не оригинала, потому что исходный документ снова понадобится вам на родине. Понимание того, к какой категории относится ваш документ, помогает спланировать визит к нотариусу заранее.

• Дипломы и приложения к дипломам. Диплом о высшем образовании выдаётся один раз, и университеты и работодатели за рубежом часто принимают заверенную копию вместе с присяжным переводом. Наша страница академического перевода объясняет, что обычно входит в образовательный пакет документов.
• Свидетельства о гражданском состоянии. Свидетельства о рождении, браке и смерти из органа записи актов гражданского состояния требуются повторно, поэтому копия, которую можно переоформить, защищает оригинал, который вы храните.
• Документы компании. Выписка из торгового реестра, устав или карточка с образцами подписей используются повторно в Турции, и заверенная копия позволяет бизнесу продолжать работу, пока копия находится за рубежом.
• Доверенности. Там, где нотариус хранит оригинал в собственном архиве, нотариально заверенная копия, единственная версия, которую вы можете отправить дальше.

Ничто из этого не является правилом, обязательным для принимающего органа. Именно учреждение за рубежом решает, достаточно ли копии, поэтому воспринимайте этот список как ориентир для планирования, а не как обещание.

Почему документ возвращают

Большинство отклонённых пакетов документов не проходят из-за небольшого процедурного момента, а не из-за самого перевода. Нотариусу нужно было увидеть оригинал, а ему показали фотокопию. Копия была апостилирована в губернаторстве, хотя документ был судебным и должен был пройти через суд. Принимающий орган хотел получить штамп на оригинале, а получил вместо этого нотариально заверенную копию.

Каждую из этих ситуаций можно предотвратить одним телефонным звонком в учреждение, которое запросило документ. Уточните, нужна ли нотариально заверенная копия или оригинал документа, уточните, нужно ли включать перевод, и уточните порядок действий. Когда принимающий орган чётко обозначил эти три момента, нотариус, присяжный переводчик и отдел апостилирования знают свою часть работы.

Выбор между нотариально заверенной копией и оригиналом документа

Выбор между нотариально заверенной копией и оригиналом документа сводится к двум вопросам: принимает ли принимающий орган копию, и можете ли вы позволить себе отправить оригинал за рубеж. Если орган принимает копию, а вам нужно сохранить документ, апостиль на нотариально заверенной копии, это вариант, который вас защищает. Если орган настаивает на оригинале, следует выбрать именно этот путь, и нотариально заверенная копия его не заменит.

В любом случае последовательность остаётся одной и той же: заверьте или выберите нужный документ, переведите его там, где это требуется, и позвольте губернаторству или суду поставить апостиль. Отправьте нам чёткий скан через страницу контактов и сообщите страну назначения и что именно запросило принимающее учреждение, и мы подготовим присяжный перевод, необходимый для вашего пакета документов. Официальный список государств-участников Гаагской конвенции можно найти в таблице статуса Гаагской конференции, которая является авторитетным источником.