Noter Onaylı Suret ile Asıl Belge Üzerinde Apostil

Noter onaylı suretin apostili, belgenizin aslı yerine noterin çıkardığı bir sureti onaylamak anlamına gelir; iki yöntem de gecerlidir ve hangisinin kabul edileceğine yurt dışındaki ilgili makam karar verir. Noter onaylı surete apostil koydurmak için önce bir Türk noteri kaynak belgenizin tasdikli bir suretini çıkarır, ardından valilik veya adliye bu sureti apostiller. Aslın apostillenmesinde ise apostil damgasını doğrudan tek asıl kağıt taşır ve yurt dışına giden de bu kağıttır. Bu rehber, noter onaylı suret ile asıl belge arasındaki farkı, her iki yolun ne zaman pratik olduğunu ve yeminli tercümenin sürece nerede dahil olduğunu açıklar.

Çoğu okuyucu bu soruyla, elinde tek bir belge ve yurt dışındaki bir kurumdan gelen bir kontrol listesiyle karşılaşır. Aşağıda, her terim ilk geçtiği yerde tanımlanarak prosedür sırasıyla anlatılmaktadır; böylece notere gitmeden önce yanınıza ne almanız gerektiğine karar verebilirsiniz.

Noter onaylı suretin apostili tam olarak nedir

Bir belgenin noter onaylı suretine apostil, noterin aslına uygun olduğunu onayladığı bir surete iliştirilen bir Lahey Sözleşmesi sertifikasıdır. Apostil, belgenizin içeriğini doğrulamaz. Sureti imzalayan Türk yetkilisinin, bu durumda noterin, imza ve mührünü doğrular. Damga suretin üzerinde olduğu için asıl belge sizde kalır.

Noter onaylı suret, tasdikli suret veya onaylı fotokopi olarak da adlandırılır ve noterin, sizin huzurunuzda asıl belgeyle karşılaştırıp aynı olduğunu damgaladığı bir fotokopidir. Tasdikli suret apostili bu yüzden iki katmanlı bir belgedir: noter suretin asla uygun olduğunu, apostil ise noterin gerçek bir Türk noteri olduğunu doğrular. Noter tercümesi adımı apostilden ayrıdır ve genellikle önce gelir.

Asıl belge ile noter onaylı suret üzerindeki apostil

Temel fark basittir: aslın üzerindeki apostil sertifikayı kaynak kağıdın kendisine yerleştirirken, noter onaylı suretin apostili onu noterin çıkardığı bir kopyaya yerleştirir. İkisi de Lahey Apostil Sözleşmesi kapsamında gerçek birer apostildir. Değişen şey, hangi kağıdın ülkeden çıktığı ve aslını elinizde tutup tutamayacağınızdır.

İki yoldan biri diğerinden otomatik olarak daha iyi değildir. Asıl belge mi noter onaylı suret mi sorusunun cevabını yurt dışındaki ilgili makam verir, genel bir kural değil bu karar dosyanızı şekillendirmelidir.

Noter onaylı suretin pratik seçim olduğu durumlar

Asıldan ayrılamayacağınız her durumda noter onaylı suret pratik seçimdir ve bu yüzden birçok kişi damganın kaynak kağıt yerine bir suret üzerine konmasını ister. Bir üniversite diploması, bir doğum belgesi, bir evlilik cüzdanı veya bir şirket sicil özeti genellikle yurt içinde tekrar gerekir ve tek aslı yurt dışına göndermek gerçek bir risktir. Noter onaylı suret, tasdikli kopyanın yurt dışına gitmesini sağlarken aslın güvende kalmasına imkan tanır. Diploma ve nüfus kayıt belgelerinde tasdikli suret apostili bu yüzden sık tercih edilen yoldur.

Yalnızca suretin makul seçenek olduğu belgeler de vardır. Bazı makamlar aslı kendi dosyalarında tutar ve serbest bırakmaz, bu yüzden noter onaylı suret yasal olarak gönderebileceğiniz tek şeydir. Diğer bazı belgeler yeniden basılamayan tek bir asıl nüsha olarak var olur ve orada tasdikli bir suret sizi taşıma sırasında kaybolma riskine karşı korur.

Noter onaylı suretin apostile ihtiyacı var mı

Evet, bir Lahey Sözleşmesi ülkesinde kullanılacaksa noter onaylı suretin apostile ihtiyacı vardır, çünkü yabancı makam Türk noter damgasını tek başına değil, apostili tanır. Müşteriler sık sık noter onaylı suretin apostile ihtiyacı olup olmadığını sorar ve cevap suretin nereye gideceğine bağlıdır. Türkiye içinde kullanılacak bir noter onaylı suretin apostile ihtiyacı yoktur; bir Lahey üyesi ülkeye giden noter onaylı suretin ise genellikle vardır.

Apostil, noterin onayını daha önce hiç Türk noter mührü görmemiş bir yetkili için anlaşılır kılan şeydir. Apostil olmadan, yabancı makamın damganın gerçek olduğunu doğrulayacak standart bir yolu yoktur. Bu yüzden noter onaylı hale getirilen suret doğrudan postaya değil, apostil için valiliğe veya adliyeye gider.

Noter onaylı sureti hangi Türk makamı apostiller

Türkiye'de, noter onaylı bir suretin apostili idari belgeler için valilik, adli belgeler için ise adliye tarafından düzenlenir; hiçbir zaman tercüme bürosu veya noter tarafından değil. Noter sureti onaylar. Valilik veya adliye ardından noterin imzasını apostiller. Dosyayı destekleyen yeminli tercümeyi biz hazırlarız; apostil düzenlemeyiz ve noterlik yapmayız.

Doğru makamı bulmak önemlidir. Bir mahkeme kararının noter onaylı sureti adliyede apostillenirken, bir nüfus müdürlüğü kaydının noter onaylı sureti valilikte apostillenir. Sureti yanlış masaya sunarsanız geri gönderilir ve gördüğümüz en yaygın gecikme nedenlerinden biri budur.

Yeminli tercüme dosyada nereye oturur

Yeminli tercüme, bir Türk belgesini yabancı makam için okunabilir kılan dosya parçasıdır ve noter tarafından değil, mahkemeye kayıtlı bir yeminli tercüman tarafından hazırlanır. Deneyimlerimize göre bir dosyanın takılmasının en yaygın nedeni, tercümenin, noter onayının ve apostilin, hedef ülke için yanlış sırayla yapılmasıdır. Bazı makamlar tercümenin suretle birlikte apostillenmesini ister; diğerleri önce kaynak belgenin apostillenmesini, sonra tercüme edilmesini ister. Herhangi bir şey damgalanmadan önce hangi sırayı kullandığını alıcı kuruma sorun.

Çoğu yurt dışına giden dosya için belge bir Türk yeminli tercüme hizmeti tarafından tercüme edilir, tercüme noter onaylı hale getirilir ve noter onaylı set apostillenir. Tasdikli suret üzerindeki apostil, belge türü ne olursa olsun aynı şekilde işler, bu yüzden aynı mantık bir diploma, bir vekaletname veya bir şirket özeti için de geçerlidir. Resmi evrak konusunda daha geniş bir genel bakışa ihtiyacınız varsa, tasdikli tercüme sayfamız eksiksiz bir resmi dosyanın neye benzediğini anlatır.

Noter onaylı suret apostili adım adım nasıl işler

Bir belgenin noter onaylı suretine apostil sabit bir sırayı takip eder ve adımları sırasız uygulamak genellikle boşa giden bir ziyarete yol açar. İşte Lahey Sözleşmesi'ne taraf bir ülkeye Türkiye'den giden bir belge için sıra.

1. Yurt dışındaki alıcı makama noter onaylı suret mi kabul ettiğini yoksa aslını mı istediğini teyit edin. Bu karar sonrasındaki her şeyi belirler.
2. Aslı bir notere götürün; noter onu karşılaştırır ve aslına uygun olduğu damgalanmış tasdikli bir suret düzenler.
3. Alıcı makam tercümeye ihtiyaç duyuyorsa belgeyi yeminli bir tercümana tercüme ettirin ve bu tercümeyi noter onaylı hale getirin.
4. Noter onaylı sureti idari belgeler için valiliğe, adli belgeler için adliyeye sunun; burası apostili düzenler.
5. Apostillenmiş noter onaylı sureti yurt dışına gönderin ve aslınızı elinizde tutun.

Üçüncü ve dördüncü adımların sırası ülkeye göre değişebilir; bu yüzden ilk adım bir varsayım değil, alıcı kuruma sorulacak bir sorudur.

Suret yolunu sıklıkla izleyen belgeler

Belirli belgeler neredeyse her zaman asıl yerine noter onaylı suret olarak yurt dışına gider, çünkü kaynak kağıda yurt içinde tekrar ihtiyacınız olacaktır. Belgenizin hangi kategoriye girdiğini bilmek, notere gitmeden önce ziyareti planlamanıza yardımcı olur.

• Diplomalar ve transkriptler. Bir lisans diploması yalnızca bir kez düzenlenir ve yurt dışındaki üniversiteler ile işverenler genellikle yeminli tercümesiyle birlikte tasdikli bir sureti kabul eder. Akademik tercüme sayfamız bir eğitim dosyasının genellikle neler içerdiğini açıklar.
• Nüfus kayıt belgeleri. Nüfus müdürlüğünden alınan doğum, evlilik ve ölüm belgelerine tekrar tekrar ihtiyaç duyulur, bu yüzden yeniden düzenlenebilen bir suret elinizde tuttuğunuz aslı korur.
• Şirket belgeleri. Bir ticaret sicil özeti, ana sözleşme veya imza sirküleri Türkiye'de tekrar kullanılır ve tasdikli bir suret, suret yurt dışındayken işletmenin faaliyetine devam etmesini sağlar.
• Vekaletnameler. Noterin aslını kendi kayıtlarında tuttuğu durumlarda, noter onaylı suret gönderebileceğiniz tek nüshadır.

Bunların hiçbiri alıcı makamın bağlı olduğu bir kural değildir. Bir suretin yeterli olup olmadığına karar veren yine yurt dışındaki kurumdur, bu yüzden listeyi bir söz değil bir planlama rehberi olarak görün.

Bir dosya neden geri gönderilir

Reddedilen dosyaların çoğu, tercümenin kendisinden çok küçük bir usul noktasında başarısız olur. Noter aslını görmesi gerekirken kendisine bir fotokopi gösterilmiştir. Belge adli nitelikte olduğu halde suret valilikte apostillenmiştir. Alıcı makam aslının damgalanmasını isterken bunun yerine noter onaylı bir suret gönderilmiştir.

Bunların her biri, belgeyi isteyen kuruma yapılacak tek bir telefon görüşmesiyle önlenebilir. Noter onaylı suret mi yoksa asıl belge mi istediğini teyit edin, tercümenin dahil edilip edilmeyeceğini teyit edin ve sırayı teyit edin. Alıcı makam net olmadığında asıl belge mi noter onaylı suret mi tartışması dosyanın yanlış masaya gitmesine yol açar. Alıcı makam bu üç konuda net olduğunda noter, yeminli tercüman ve apostil masası kendi payına düşeni bilir.

Noter onaylı suret ile asıl belge arasında seçim yapmak

Noter onaylı suret ile asıl belge arasında seçim yapmak iki soruya dayanır: alıcı makam bir suret kabul ediyor mu ve aslını yurt dışına göndermeyi göze alabilir misiniz. Makam bir sureti kabul ediyorsa ve kağıdı elinizde tutmanız gerekiyorsa, noter onaylı suretin apostili sizi koruyan yoldur. Makam aslını ısrarla istiyorsa izlenecek yol odur ve noter onaylı suret onun yerine geçmez.

Her iki durumda da altta yatan sıra aynıdır: kağıdı onaylayın veya seçin, gerektiğinde tercüme edin ve valilik veya adliyenin apostillemesine izin verin. İletişim sayfamız üzerinden net bir tarama gönderin, hedef ülkeyi ve alıcı kurumun ne istediğini bize bildirin; biz de dosyanızın ihtiyaç duyduğu yeminli tercümeyi hazırlayalım. Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkelerin resmi listesi için Lahey Konferansı durum tablosu yetkili kaynaktır.