İçeriğe geç
+90 539 415 31 39
Istanbul Translators

KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası

Güncellendi

Bu metin, www.istanbultranslators.com sitesini ziyaret ettiğinizde, bizimle iletişime geçtiğinizde veya yeminli tercüme, noter onayı ve apostil hizmetlerimizden yararlandığınızda kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamındaki aydınlatma metnimizdir; Avrupa Ekonomik Alanı'ndaki ziyaretçiler için ayrıca AB Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün ("GDPR") 13. ve 14. maddeleri kapsamındaki bilgilendirmemizdir.

1. Veri sorumlusu

Veri sorumlusu, Istanbul Translators'ı (www.istanbultranslators.com) şahıs işletmesi olarak yürüten Burak Ünal'dır. Adres: Merkez Mahallesi Hasat Sokak No:12/2, Şişli, 34384 İstanbul, Türkiye. E-posta: contact@istanbultranslators.com. Telefon: +90 539 415 31 39.

Istanbul Translators bir yeminli tercüme bürosudur; noter, mahkeme, konsolosluk veya hukuk bürosu değildir. Tercümeniz noterde onaylandığında noter, 1512 sayılı Noterlik Kanunu kapsamında kamu görevlisi sıfatıyla ve ayrı bir veri sorumlusu olarak verilerinizi işler; apostil şerhini veren makam için de aynısı geçerlidir.

2. İşlediğimiz kişisel veriler

  • Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, telefon ve WhatsApp numarası ile belgeleri size teslim etmemiz hâlinde posta adresi.
  • Tercüme için verdiğiniz belgelerin içeriği. Belgeye göre size ve belgede adı geçen diğer kişilere (örneğin eş, çocuk veya ebeveyn) ait kimlik numarası, pasaport bilgileri, doğum tarihi ve yeri, aile ve medeni hal, eğitim, çalışma, finans, mülkiyet, şirket ve dava bilgilerini içerebilir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca tercümesini istediğiniz bir belgede yer aldıklarında: örneğin sağlık raporundaki sağlık bilgileri, adli sicil kaydındaki ceza mahkûmiyeti bilgileri veya eski tarihli nüfus belgelerindeki din ya da kan grubu bilgisi.
  • Sipariş ve işlem bilgileri: talep ettiğiniz dil çifti, belge türü, onay düzeyi (yeminli, noter onaylı, apostilli) ve teslim tarihi; teklifler, faturalar, ödeme ve teslim kayıtları.
  • Kurumsal müşteriler: şirketi adına sipariş veren veya siparişi takip eden çalışanların adı, unvanı ve iletişim bilgileri.
  • İşlem güvenliği ve teknik veriler: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, istek kayıtları ve yalnızca onay vermeniz hâlinde analitik çerez verileri (bkz. Çerez Politikası).
  • Tercihlerinize ilişkin kayıtlar: iletişim formunda okuduğunuzu belirttiğiniz aydınlatma metninin tarihi, saati ve sürümü ile çerez tercihiniz.

3. Toplama yöntemi

Kişisel verileriniz kısmen otomatik yollarla (internet sitesindeki iletişim formu, çerezler ve sunucu kayıtları), kısmen de otomatik olmayan yollarla toplanır: e-posta, telefon, WhatsApp, ofisimizde teslim ettiğiniz veya bize gönderdiğiniz belgeler ile siparişinizi tamamlarken noterlerden ve resmî makamlardan aldığımız bilgiler.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

  • Talebinizi yanıtlamak ve fiyat teklifi hazırlamak: bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m. 5/2-c; GDPR m. 6/1-b).
  • Sipariş ettiğiniz hizmeti sunmak (tercüme ve redaksiyon, tercümenin yeminli tercüman olarak onaylanması, talep etmeniz hâlinde noter onayı ve apostil işlemlerinin takibi ile teslim): sözleşmenin ifası (KVKK m. 5/2-c; GDPR m. 6/1-b).
  • Belgelerinizde adı geçen diğer kişilerin verileri: yalnızca bize verdiğiniz belgeyi tercüme etmek amacıyla, sizinle kurduğumuz sözleşmenin ifası ve talep ettiğiniz işi yapmaya ilişkin meşru menfaatimiz kapsamında işlenir (KVKK m. 5/2-c ve f; GDPR m. 6/1-b ve f). Lütfen yalnızca paylaşma yetkiniz bulunan belgeleri paylaşınız.
  • Belgelerinizdeki özel nitelikli kişisel veriler: yalnızca o belgeyi tercüme etmek amacıyla; tercümenin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olduğu hâllerde (örneğin dava, ikamet izni, vatandaşlık veya denklik işlemleri) ya da bunun dışında ayrıca alınan açık rızanıza dayanarak işlenir (KVKK m. 6/3; GDPR m. 9/2-a ve f).
  • Hukuki yükümlülükler: faturalandırma, vergi ve muhasebe kayıtları ile resmî makamların talepleri (KVKK m. 5/2-ç; GDPR m. 6/1-c).
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m. 5/2-e; GDPR m. 6/1-f).
  • Site güvenliği, aydınlatma ve tercih kayıtlarının tutulması, kalite kontrolü ve hizmetlerimizin geliştirilmesi: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz (KVKK m. 5/2-f; GDPR m. 6/1-f).
  • Analitik çerezler: yalnızca açık rızanızla; rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz, bu durum geri alma öncesindeki işlemeyi etkilemez (KVKK m. 5/1; GDPR m. 6/1-a).

Verilerinizi sizin hakkınızda hukuki sonuç doğuran otomatik kararlar için kullanmayız, onayınız olmadan pazarlama iletisi göndermeyiz ve kişisel verileri satmayız. Lütfen iletişim formuna sağlık veya adli sicil bilgisi yazmayınız; belgenin kendisini sizinle kararlaştırdığımız kanaldan gönderiniz.

5. Aktarılan kişiler

Her alıcıya yalnızca yukarıdaki amaçlar için ihtiyaç duyduğu veriler aktarılır:

  • noter onaylı tercüme talep etmeniz hâlinde Türkiye'deki noterlere, apostil talep etmeniz hâlinde apostil şerhini veren makamlara;
  • belirli bir dil çiftinde bizimle çalışan, gizlilik yükümlülüğü altındaki yeminli tercümanlara ve redaktörlere;
  • siparişiniz gerektirdiğinde kargo ve kurye şirketlerine, bankalara ve ödeme kuruluşlarına;
  • bilgi teknolojileri hizmet sağlayıcılarımıza: internet sitesinin barındırılması ve iletişim formu e-postalarının iletilmesi (Amazon Web Services, Frankfurt, Almanya'daki sunucular), e-posta hizmet sağlayıcımız ve yalnızca onayınız hâlinde Google'a (Google Analytics);
  • bize WhatsApp üzerinden ulaşmayı tercih etmeniz hâlinde Meta'ya (WhatsApp);
  • mali müşavirimize ve hukuk danışmanlarımıza; kanunen gerekli olduğunda mahkemelere ve yetkili kamu kurumlarına.

6. Yurt dışına aktarım

Bazı alıcılar Türkiye dışında yer almaktadır (örneğin Almanya'daki barındırma sağlayıcımız, Google ve Meta); siz de yurt dışında olabilir veya tercümenin yurt dışına gönderilmesini isteyebilirsiniz. Kişisel veriler yurt dışına yalnızca KVKK'nın 7499 sayılı Kanunla değişik 9. maddesine uygun olarak aktarılır: yeterlilik kararı, Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilen standart sözleşme gibi uygun güvenceler veya arızi aktarımlarda 9. maddenin 6. fıkrasındaki istisnalardan biri (açık rızanız ya da sizinle yapılan sözleşmenin ifası için aktarımın zorunlu olması dahil). AEA dışına aktarımlarda GDPR'ın V. Bölümü uygulanır.

7. Saklama süreleri

  • Siparişe dönüşmeyen talepler ve teklifler: son iletişimden itibaren 2 yıl.
  • Tercüme için gönderdiğiniz belgeler ve teslim ettiğimiz tercümeler: talebiniz üzerine ek onaylı nüsha veya düzeltme düzenleyebilmemiz için teslimden itibaren en fazla 2 yıl; daha önce silinmesini istemeniz ve buna engel bir yasal yükümlülük bulunmaması hâlinde daha kısa.
  • Faturalar, muhasebe ve vergi kayıtları: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nda öngörülen süreler (10 yıla kadar).
  • Olası hukuki uyuşmazlıklar için gerekli kayıtlar: yasal zamanaşımı süreleri sona erene kadar (Türk Borçlar Kanunu uyarınca genel olarak 10 yıl).
  • İnternet sitesi sunucu kayıtları: bir güvenlik olayının incelenmesi gerekmedikçe 14 gün.
  • Okunduğu belirtilen aydınlatma metinleri ve verilen rızalara ilişkin kayıtlar: ilgili işleme devam ettiği sürece, ardından zamanaşımı süresince.

Süre sona erdiğinde veya işleme sebebi ortadan kalktığında veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca en geç ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Noterlerin ve diğer kamu makamlarının tuttuğu kayıtlar kendi mevzuatlarına tabidir.

8. Gizlilik ve güvenlik

Yeminli tercümanlar noter huzurunda yemin eder ve tercüme ettikleri belgelerin içeriğini gizli tutmakla yükümlüdür. Şifreli bağlantı (HTTPS) kullanır, erişimi siparişiniz üzerinde çalışan kişilerle sınırlar, tercümanlarımızı ve hizmet sağlayıcılarımızı gizlilik ve veri koruma yükümlülükleriyle bağlar ve belgeleri güvenli şekilde saklarız. Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkalarınca elde edilmesi hâlinde durumu 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na, en kısa sürede de ilgili kişilere bildiririz.

9. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; 7. maddedeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

GDPR'ın size uygulanması hâlinde ayrıca erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, veri taşınabilirliği ve itiraz haklarına, rızanızı dilediğiniz zaman geri alma hakkına ve denetim makamınıza şikâyette bulunma hakkına sahipsiniz.

10. Başvuru yöntemi

KVKK başvuru formumuzu doldurarak 1. bölümdeki adrese yazılı olarak, kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden contact@istanbultranslators.com adresine, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla iletebilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız (işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde yalnızca Kurul'un belirlediği tarifedeki ücret alınabilir). Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde KVKK'nın 14. maddesindeki süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (www.kvkk.gov.tr) şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Çocuklar

Bu internet sitesi çocuklara yönelik değildir. Doğum belgesi veya okul belgeleri gibi küçüklere ait belgeler, çocuk adına hareket eden anne, baba veya yasal temsilcileri tarafından bize verilir.

12. Sürümler ve değişiklikler

Bu metni güncelleyebiliriz; yürürlükteki sürümün tarihi sayfanın başında yer alır. Diğer dillerdeki metinler bilgi amaçlıdır; farklılık hâlinde bu Türkçe metin esas alınır.