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Istanbul Translators

Datenschutzerklärung und KVKK-Informationen

Aktualisiert

Diese Erklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie www.istanbultranslators.com besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder unsere Leistungen im Bereich beeidigte Übersetzung, notarielle Beglaubigung und Apostille in Anspruch nehmen. Sie ist unsere Information nach Artikel 10 des türkischen Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten („KVKK“) und dem Kommuniqué über die Verfahren und Grundsätze zur Erfüllung der Informationspflicht sowie, für Besucher im Europäischen Wirtschaftsraum, unsere Information nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung der EU („DSGVO“).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Burak Ünal, der Istanbul Translators (www.istanbultranslators.com) als Einzelunternehmen betreibt. Anschrift: Merkez Mahallesi Hasat Sokak No:12/2, Şişli, 34384 İstanbul, Türkiye. E-Mail: contact@istanbultranslators.com. Telefon: +90 539 415 31 39.

Istanbul Translators ist ein Büro für beeidigte Übersetzungen. Wir sind kein Notar, kein Gericht, kein Konsulat und keine Rechtsanwaltskanzlei. Wird eine Übersetzung notariell beglaubigt, handelt der Notar als Amtsträger und verarbeitet Ihre Daten als eigenständiger Verantwortlicher nach dem Notargesetz Nr. 1512; dasselbe gilt für die Behörde, die eine Apostille ausstellt.

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

  • Identitäts- und Kontaktdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon- und WhatsApp-Nummer sowie, wenn wir Ihnen Dokumente zustellen, eine Postanschrift.
  • Der Inhalt der Dokumente, die Sie uns zur Übersetzung übergeben. Je nach Dokument kann er Identifikationsnummern, Passdaten, Geburtsdaten und -orte sowie Angaben zu Familie und Personenstand, Ausbildung, Beschäftigung, Finanzen, Eigentum, Unternehmen und Gerichtsverfahren enthalten, und zwar über Sie und über andere im Dokument genannte Personen (zum Beispiel Ehepartner, Kinder oder Eltern).
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten, nur soweit sie in einem Dokument enthalten sind, dessen Übersetzung Sie bei uns in Auftrag geben: zum Beispiel Gesundheitsdaten in einem ärztlichen Bericht, Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen in einem Strafregisterauszug oder Religion bzw. Blutgruppe in älteren Personenstandsunterlagen.
  • Auftrags- und Transaktionsdaten: das von Ihnen gewünschte Sprachpaar, die Dokumentart, die Beglaubigungsstufe (beeidigt, notariell beglaubigt, Apostille) und die gewünschte Frist, Angebote, Rechnungen sowie Zahlungs- und Lieferbelege.
  • Firmenkunden: Name, Position und Kontaktdaten der Personen, die für ihr Unternehmen Aufträge erteilen oder betreuen.
  • Daten zur Transaktionssicherheit und technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen und Anfrageprotokolle sowie, nur mit Ihrer Einwilligung, Daten aus Analyse-Cookies (siehe die Cookie-Richtlinie).
  • Aufzeichnungen über Ihre Entscheidungen: Datum, Uhrzeit und Version dieser Erklärung, deren Kenntnisnahme Sie in unserem Kontaktformular bestätigt haben, sowie Ihre Cookie-Auswahl.

3. Wie wir die Daten erheben

Teils automatisiert (über das Kontaktformular der Website, Cookies und Serverprotokolle) und teils nicht automatisiert: per E-Mail, Telefon und WhatsApp, durch Dokumente, die Sie in unserem Büro übergeben oder uns zusenden, sowie durch Informationen, die wir bei der Ausführung Ihres Auftrags von Notaren und Behörden erhalten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Beantwortung Ihrer Anfrage und Erstellung eines Angebots: erforderlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (KVKK Art. 5/2(c); DSGVO Art. 6(1)(b)).
  • Erbringung der von Ihnen beauftragten Leistung (Übersetzung und Korrekturlesen, Beglaubigung der Übersetzung als beeidigter Übersetzer, auf Ihren Wunsch Veranlassung der notariellen Beglaubigung und der Apostille sowie Übergabe des Ergebnisses): Vertragserfüllung (KVKK Art. 5/2(c); DSGVO Art. 6(1)(b)).
  • Personenbezogene Daten anderer Personen, die in Ihren Dokumenten genannt sind: werden ausschließlich zur Übersetzung des von Ihnen übergebenen Dokuments verarbeitet, im Rahmen der Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen und in unserem berechtigten Interesse an der Ausführung der von Ihnen gewünschten Arbeit (KVKK Art. 5/2(c) und (f); DSGVO Art. 6(1)(b) und (f)). Bitte geben Sie nur Dokumente weiter, zu deren Weitergabe Sie berechtigt sind.
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten in Ihren Dokumenten: werden ausschließlich zur Übersetzung des betreffenden Dokuments verarbeitet, wenn die Übersetzung für die Begründung, Ausübung oder Wahrung eines Rechts erforderlich ist (zum Beispiel in einem Gerichts-, Aufenthalts-, Einbürgerungs- oder Anerkennungsverfahren), oder andernfalls mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die wir gesondert einholen (KVKK Art. 6/3; DSGVO Art. 9(2)(a) und (f)).
  • Rechtliche Verpflichtungen wie Rechnungsstellung, Steuer- und Buchhaltungsunterlagen sowie Anfragen von Behörden (KVKK Art. 5/2(ç); DSGVO Art. 6(1)(c)).
  • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (KVKK Art. 5/2(e); DSGVO Art. 6(1)(f)).
  • Sicherheit der Website, Dokumentation von Hinweisen und Entscheidungen, Qualitätskontrolle und Verbesserung unserer Leistungen: unsere berechtigten Interessen, sofern Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten dadurch nicht beeinträchtigt werden (KVKK Art. 5/2(f); DSGVO Art. 6(1)(f)).
  • Analyse-Cookies: nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können, ohne dass die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung davon berührt wird (KVKK Art. 5/1; DSGVO Art. 6(1)(a)).

Wir verwenden Ihre Daten nicht für automatisierte Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten, wir versenden ohne Ihre Einwilligung keine Werbenachrichten, und wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Bitte tragen Sie keine Angaben zu Gesundheit oder Vorstrafen in das Kontaktformular ein: Senden Sie das Dokument selbst über den mit Ihnen vereinbarten Kanal.

5. Empfänger

Jeder Empfänger erhält nur die Daten, die er für die oben genannten Zwecke benötigt:

  • Notare in der Türkei, wenn Sie eine notariell beglaubigte Übersetzung wünschen, und die Behörden, die Apostillen ausstellen, wenn Sie eine Apostille wünschen;
  • beeidigte Übersetzer und Korrektoren, die für ein bestimmtes Sprachpaar mit uns zusammenarbeiten und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
  • Kurierdienste, Banken und Zahlungsdienstleister, wenn Ihr Auftrag dies erfordert;
  • unsere IT-Dienstleister: Hosting der Website und Zustellung der E-Mails aus dem Kontaktformular (Amazon Web Services, Server in Frankfurt, Deutschland), unser E-Mail-Anbieter sowie, nur mit Ihrer Einwilligung, Google (Google Analytics);
  • Meta (WhatsApp), wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren;
  • unser Steuerberater und unsere Rechtsberater sowie Gerichte oder Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

6. Übermittlung ins Ausland

Einige Empfänger haben ihren Sitz außerhalb der Türkei (zum Beispiel unser Hosting-Anbieter in Deutschland, Google und Meta), und Sie selbst befinden sich möglicherweise im Ausland oder bitten uns, eine Übersetzung ins Ausland zu senden. Personenbezogene Daten werden nur im Einklang mit Artikel 9 KVKK (in der durch das Gesetz Nr. 7499 geänderten Fassung) ins Ausland übermittelt: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie der Behörde für den Schutz personenbezogener Daten gemeldeter Standardverträge oder, bei gelegentlichen Übermittlungen, einer der Ausnahmen nach Artikel 9/6, darunter Ihre ausdrückliche Einwilligung oder eine Übermittlung, die zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Übermittlungen aus dem EWR heraus richten sich nach Kapitel V der DSGVO.

7. Speicherdauer

  • Anfragen und Angebote, die nicht zu einem Auftrag führen: 2 Jahre nach unserem letzten Kontakt.
  • Dokumente, die Sie zur Übersetzung senden, und die von uns gelieferten Übersetzungen: bis zu 2 Jahre nach der Lieferung, damit wir auf Ihren Wunsch weitere beglaubigte Ausfertigungen oder Korrekturen erstellen können, sofern Sie nicht eine frühere Löschung verlangen und keine gesetzliche Pflicht dem entgegensteht.
  • Rechnungen, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen: die im türkischen Handelsgesetzbuch und im Steuerverfahrensgesetz festgelegten Fristen (bis zu 10 Jahre).
  • Unterlagen, die für mögliche Rechtsansprüche benötigt werden: bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (nach dem türkischen Obligationengesetz in der Regel 10 Jahre).
  • Serverprotokolle der Website: 14 Tage, sofern sie nicht zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.
  • Aufzeichnungen über zur Kenntnis genommene Hinweise und erteilte Einwilligungen: solange die zugehörige Verarbeitung andauert, danach für die Dauer der Verjährungsfrist.

Wenn eine Frist abläuft oder der Grund für die Verarbeitung entfällt, löschen, vernichten oder anonymisieren wir die Daten gemäß der Verordnung über die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten, spätestens im nächsten periodischen Vernichtungszyklus. Für Unterlagen, die von Notaren und anderen Behörden aufbewahrt werden, gelten deren eigene Rechtsvorschriften.

8. Vertraulichkeit und Sicherheit

Beeidigte Übersetzer leisten einen Eid vor einem Notar und sind verpflichtet, den Inhalt der von ihnen übersetzten Dokumente vertraulich zu behandeln. Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), beschränken den Zugriff auf die Personen, die an Ihrem Auftrag arbeiten, verpflichten unsere Übersetzer und Dienstleister zu Vertraulichkeit und Datenschutz und bewahren Dokumente sicher auf. Werden personenbezogene Daten unrechtmäßig von Dritten erlangt, melden wir dies innerhalb von 72 Stunden dem Rat für den Schutz personenbezogener Daten und so bald wie möglich den betroffenen Personen.

9. Ihre Rechte

Nach Artikel 11 KVKK haben Sie das Recht, zu erfahren, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden; Auskunft darüber zu verlangen; den Zweck der Verarbeitung zu erfahren und ob die Daten diesem Zweck entsprechend verwendet werden; die Dritten in der Türkei oder im Ausland zu kennen, an die sie übermittelt werden; die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten zu verlangen; die Löschung oder Vernichtung nach Artikel 7 zu verlangen; zu verlangen, dass Dritte, an die Daten übermittelt wurden, über eine Berichtigung oder Löschung informiert werden; einem für Sie nachteiligen Ergebnis zu widersprechen, das ausschließlich auf einer automatisierten Analyse beruht; und Ersatz des Schadens zu verlangen, der Ihnen durch eine rechtswidrige Verarbeitung entsteht.

Soweit die DSGVO auf Sie anwendbar ist, haben Sie außerdem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sowie das Recht auf Beschwerde bei Ihrer Aufsichtsbehörde.

10. Wie Sie einen Antrag stellen

Verwenden Sie unser KVKK-Antragsformular und senden Sie es schriftlich an die in Abschnitt 1 genannte Anschrift, per E-Mail an contact@istanbultranslators.com von der bei uns hinterlegten E-Mail-Adresse, mit einer sicheren elektronischen Signatur oder Mobilsignatur oder per registrierter elektronischer Post (KEP). Wir antworten kostenlos spätestens innerhalb von 30 Tagen (eine Gebühr nach dem Tarif des Rates kann nur erhoben werden, wenn die Antwort zusätzliche Kosten verursacht). Sind Sie mit der Antwort nicht zufrieden oder erhalten Sie nicht rechtzeitig eine Antwort, können Sie innerhalb der in Artikel 14 KVKK genannten Fristen Beschwerde beim Rat für den Schutz personenbezogener Daten (www.kvkk.gov.tr) einlegen.

11. Kinder

Diese Website richtet sich nicht an Kinder. Dokumente Minderjähriger, etwa Geburtsurkunden oder Schulunterlagen, werden uns von ihren Eltern oder gesetzlichen Vertretern übergeben, die im Namen des Kindes handeln.

12. Fassungen und Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren; das Datum der aktuellen Fassung ist oben angegeben. Übersetzungen dienen lediglich der Information; bei Abweichungen ist die türkische Fassung maßgeblich: KVKK Aydınlatma Metni.