隐私政策及 KVKK 告知书

更新于 2026年10月18日

本告知书说明您访问 www.istanbultranslators.com、与我们联系或使用我们的宣誓翻译、公证及海牙认证（Apostille）服务时，个人数据如何被处理。本告知书是我们依据土耳其第6698号《个人数据保护法》（“KVKK”）第10条以及《履行告知义务的程序与原则公报》发布的告知书；对于欧洲经济区的访问者，本告知书亦是我们依据欧盟《通用数据保护条例》（“GDPR”）第13条和第14条作出的告知。

1. 数据控制者

数据控制者为 Burak Ünal，其以个人独资经营形式经营 Istanbul Translators（www.istanbultranslators.com）。地址：Merkez Mahallesi Hasat Sokak No:12/2, Şişli, 34384 İstanbul, Türkiye。电子邮箱：contact@istanbultranslators.com。电话：+90 539 415 31 39。

Istanbul Translators 是一家宣誓翻译事务所。我们不是公证处、法院、领事馆或律师事务所。译文办理公证时，公证人以公职人员身份行事，并依据第1512号《公证法》作为独立的数据控制者处理您的数据；签发海牙认证的机关亦同。

2. 我们处理的个人数据

身份及联系信息：姓名、电子邮箱地址、电话及 WhatsApp 号码；如我们需向您递送文件，还包括邮寄地址。
您交给我们翻译的文件的内容。视文件而定，可能包括与您本人以及文件中提及的其他人（例如配偶、子女或父母）有关的身份证号码、护照信息、出生日期和出生地、家庭及婚姻状况、教育、就业、财务、财产、公司和诉讼信息。
特殊类别个人数据，仅限于出现在您要求我们翻译的文件中的情形：例如医疗报告中的健康信息、犯罪记录证明中的犯罪记录信息，或旧版户籍文件上的宗教或血型信息。
订单及交易数据：您要求的语言对、文件类型、认证级别（宣誓、公证、海牙认证）和截止日期，以及报价、发票、付款和交付记录。
企业客户：代表其公司下单或跟进订单的人员的姓名、职位和联系方式。
交易安全及技术数据：IP 地址、浏览器和设备信息、请求日志，以及仅在您同意的情况下收集的分析类 Cookie 数据（参见《Cookie 政策》）。
您的选择记录：您在联系表单上确认已阅读的本告知书的日期、时间及版本，以及您的 Cookie 选择。

3. 收集方式

部分通过自动化方式（网站联系表单、Cookie 和服务器日志）收集，部分通过非自动化方式收集：电子邮件、电话、WhatsApp，您在我们办公室交付或寄送给我们的文件，以及我们在完成您的订单过程中从公证人和政府机关获得的信息。

4. 处理目的及法律依据

答复您的咨询并准备报价：为订立合同而采取步骤所必需（KVKK 第5条第2款(c)项；GDPR 第6条第1款(b)项）。
提供您订购的服务（翻译和校对、以宣誓译员身份对译文进行认证、应您的要求安排公证和海牙认证，以及交付成果）：履行合同（KVKK 第5条第2款(c)项；GDPR 第6条第1款(b)项）。
您的文件中提及的其他人的个人数据：仅为翻译您交给我们的文件而处理，属于履行我们与您之间的合同，并基于我们完成您所委托工作的正当利益（KVKK 第5条第2款(c)项和(f)项；GDPR 第6条第1款(b)项和(f)项）。请仅提供您有权提供的文件。
您的文件中的特殊类别个人数据：仅为翻译该文件而处理，前提是该翻译对于设立、行使或保护某项权利是必要的（例如用于诉讼、居留、入籍或认可程序），或在其他情况下基于我们另行征得的您的明示同意（KVKK 第6条第3款；GDPR 第9条第2款(a)项和(f)项）。
法定义务，例如开具发票、税务和会计记录，以及政府机关的要求（KVKK 第5条第2款(ç)项；GDPR 第6条第1款(c)项）。
确立、行使或抗辩法律主张（KVKK 第5条第2款(e)项；GDPR 第6条第1款(f)项）。
网站安全、保存告知及选择记录、质量控制和改进我们的服务：我们的正当利益，且不凌驾于您的权利之上（KVKK 第5条第2款(f)项；GDPR 第6条第1款(f)项）。
分析类 Cookie：仅在您明示同意的情况下使用；您可随时撤回同意，撤回不影响此前的处理（KVKK 第5条第1款；GDPR 第6条第1款(a)项）。

我们不会将您的数据用于对您产生法律效果的自动化决策，未经您同意不会发送营销信息，也不会出售个人数据。请勿在联系表单中填写健康或犯罪记录信息，而应通过与我们约定的渠道发送文件本身。

5. 数据接收方

仅向各接收方提供其为实现上述目的所需的数据：

土耳其的公证处（在您要求办理公证翻译时），以及签发海牙认证的机关（在您要求办理海牙认证时）；
就特定语言对与我们合作、并负有保密义务的宣誓译员和校对人员；
快递公司、银行和支付服务提供商（在您的订单需要时）；
我们的信息技术服务提供商：网站托管及联系表单邮件的投递（Amazon Web Services，服务器位于德国法兰克福）、我们的电子邮件服务提供商，以及仅在您同意的情况下的 Google（Google Analytics）；
Meta（WhatsApp），如果您选择通过 WhatsApp 与我们联系；
我们的会计师和法律顾问，以及在法律要求时的法院或政府机关。

6. 向境外传输

部分接收方位于土耳其境外（例如我们在德国的托管服务提供商、Google 和 Meta），您本人也可能身处境外，或要求我们将译文发送至境外。个人数据仅依据 KVKK 第9条（经第7499号法律修订）向境外传输：基于充分性决定；基于适当保障措施，例如已通报个人数据保护局的标准合同；或者，对于偶发性传输，基于第9条第6款规定的例外情形之一，包括您的明示同意或为履行与您订立的合同所必需的传输。从欧洲经济区向外传输的，适用 GDPR 第五章。

7. 保存期限

未形成订单的咨询和报价：自最后一次联系起2年。
您发送给我们翻译的文件以及我们交付的译文：自交付起最长2年，以便我们应您的要求出具额外的认证副本或进行更正；但如您要求提前删除且无法定义务阻止删除的除外。
发票、会计和税务记录：《土耳其商法典》和《税收程序法》规定的期限（最长10年）。
可能发生的法律主张所需的记录：至法定时效期间届满为止（根据《土耳其债务法典》，一般为10年）。
网站服务器日志：14天，除非需要用于调查安全事件。
已确认阅读的告知书及已作出的同意的记录：在相关处理持续期间保存，此后在时效期间内保存。

期限届满或处理理由不复存在时，我们将依据《个人数据删除、销毁或匿名化条例》，最迟在下一个定期销毁周期内删除、销毁或匿名化相关数据。公证人和其他公共机关保存的记录受其各自的法规管辖。

8. 保密与安全

宣誓译员须在公证人面前宣誓，并有义务对其所翻译文件的内容保密。我们使用加密连接（HTTPS），将访问权限限制在处理您订单的人员范围内，以保密和数据保护条款约束我们的译员和服务提供商，并安全地存储文件。如个人数据被他人以非法方式获取，我们将在72小时内通知个人数据保护委员会，并尽快通知相关人员。

9. 您的权利

根据 KVKK 第11条，您有权：了解您的个人数据是否被处理；要求获取与之相关的信息；了解处理目的以及数据是否按该目的使用；了解在土耳其境内或境外接收数据的第三方；要求更正不完整或不准确的数据；依据第7条要求删除或销毁数据；要求将更正或删除通知已接收数据的第三方；对完全通过自动化分析而产生的对您不利的结果提出异议；以及就违法处理造成的损害要求赔偿。

如 GDPR 适用于您，您还享有访问权、更正权、删除权、限制处理权、数据可携带权和反对权，有权随时撤回同意，并有权向您的监管机构投诉。

10. 申请方式

请使用我们的KVKK 申请表，并以书面形式寄送至第1节所列地址，或使用在我们处登记的电子邮箱地址发送电子邮件至 contact@istanbultranslators.com，或使用安全电子签名或移动签名，或通过注册电子邮件（KEP）提交。我们最迟在30天内免费答复（仅当答复涉及额外费用时，方可按委员会规定的收费标准收取费用）。如您对答复不满意，或未在规定期限内收到答复，可在 KVKK 第14条规定的期限内向个人数据保护委员会（www.kvkk.gov.tr）投诉。

11. 儿童

本网站并非面向儿童。未成年人的文件（例如出生证明或学校记录）由其父母或法定监护人代表儿童交给我们。

12. 版本与变更

我们可能会更新本告知书；当前版本的日期显示在页面顶部。译本仅为方便阅读而提供；如有不一致，以土耳其语版本为准：KVKK Aydınlatma Metni。