Politique de confidentialité et notice d'information KVKK

La présente notice explique comment les données personnelles sont traitées lorsque vous visitez www.istanbultranslators.com, que vous nous contactez ou que vous recourez à nos services de traduction assermentée, de légalisation notariale et d'apostille. Elle constitue notre notice d'information au titre de l'article 10 de la loi turque n° 6698 sur la protection des données personnelles (« KVKK ») et du Communiqué relatif aux procédures et principes de l'obligation d'information et, pour les visiteurs situés dans l'Espace économique européen, notre notice au titre des articles 13 et 14 du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD »).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Burak Ünal, qui exploite Istanbul Translators (www.istanbultranslators.com) en tant qu'entreprise individuelle. Adresse : Merkez Mahallesi Hasat Sokak No:12/2, Şişli, 34384 İstanbul, Türkiye. E-mail : contact@istanbultranslators.com. Téléphone : +90 539 415 31 39.

Istanbul Translators est un bureau de traduction assermentée. Nous ne sommes ni un notaire, ni un tribunal, ni un consulat, ni un cabinet d'avocats. Lorsqu'une traduction est légalisée par un notaire, celui-ci agit en qualité d'officier public et traite vos données en tant que responsable du traitement distinct, conformément à la loi n° 1512 sur le notariat ; il en va de même pour l'autorité qui délivre une apostille.

2. Données personnelles que nous traitons

• Identité et coordonnées : nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et de WhatsApp et, si nous vous livrons des documents, une adresse postale.
• Le contenu des documents que vous nous confiez pour traduction. Selon le document, il peut s'agir de numéros d'identification, de données de passeport, de dates et lieux de naissance, ainsi que d'informations sur la situation familiale et l'état civil, la formation, l'emploi, la situation financière, les biens, les sociétés et les procédures judiciaires, vous concernant ou concernant d'autres personnes mentionnées dans le document (par exemple un conjoint, des enfants ou des parents).
• Catégories particulières de données personnelles, uniquement lorsqu'elles figurent dans un document dont vous nous demandez la traduction : par exemple des données de santé dans un rapport médical, des informations relatives aux condamnations pénales dans un extrait de casier judiciaire, ou la religion ou le groupe sanguin sur d'anciens documents d'état civil.
• Données relatives aux commandes et aux transactions : la combinaison linguistique, le type de document, le niveau de certification (assermentée, légalisée par un notaire, apostille) et le délai que vous demandez, les devis, les factures, ainsi que les justificatifs de paiement et de livraison.
• Clients professionnels : le nom, la fonction et les coordonnées des personnes qui passent ou suivent des commandes pour le compte de leur entreprise.
• Données de sécurité des transactions et données techniques : adresse IP, informations sur le navigateur et l'appareil et journaux des requêtes, ainsi que, uniquement avec votre consentement, les données des cookies analytiques (voir la Politique de cookies).
• Enregistrement de vos choix : la date, l'heure et la version de la présente notice dont vous avez déclaré avoir pris connaissance sur notre formulaire de contact, ainsi que votre choix en matière de cookies.

3. Mode de collecte

En partie par des moyens automatisés (le formulaire de contact du site, les cookies et les journaux du serveur) et en partie par des moyens non automatisés : e-mail, téléphone, WhatsApp, documents que vous remettez à notre bureau ou que vous nous envoyez, et informations que nous recevons des notaires et des autorités dans le cadre de l'exécution de votre commande.

4. Finalités et bases juridiques

• Répondre à votre demande et établir un devis : nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles (KVKK art. 5/2(c) ; RGPD art. 6(1)(b)).
• Fournir le service que vous commandez (traduction et relecture, certification de la traduction en qualité de traducteur assermenté, organisation de la légalisation notariale et de l'apostille si vous le demandez, et remise du résultat) : exécution d'un contrat (KVKK art. 5/2(c) ; RGPD art. 6(1)(b)).
• Données personnelles d'autres personnes mentionnées dans vos documents : traitées uniquement pour traduire le document que vous nous confiez, dans le cadre de l'exécution de notre contrat avec vous et de notre intérêt légitime à réaliser le travail que vous demandez (KVKK art. 5/2(c) et (f) ; RGPD art. 6(1)(b) et (f)). Veuillez ne communiquer que des documents que vous êtes en droit de partager.
• Catégories particulières de données personnelles figurant dans vos documents : traitées uniquement pour traduire ce document, lorsque la traduction est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la protection d'un droit (par exemple dans le cadre d'une procédure judiciaire, de séjour, de naturalisation ou de reconnaissance), ou à défaut avec votre consentement explicite, que nous recueillons séparément (KVKK art. 6/3 ; RGPD art. 9(2)(a) et (f)).
• Obligations légales telles que la facturation, la tenue des registres fiscaux et comptables et les demandes des autorités (KVKK art. 5/2(ç) ; RGPD art. 6(1)(c)).
• Constatation, exercice ou défense de droits en justice (KVKK art. 5/2(e) ; RGPD art. 6(1)(f)).
• Sécurité du site, conservation des preuves d'information et des choix, contrôle qualité et amélioration de nos services : nos intérêts légitimes, à condition qu'ils ne portent pas atteinte à vos droits et libertés fondamentaux (KVKK art. 5/2(f) ; RGPD art. 6(1)(f)).
• Cookies analytiques : uniquement avec votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment sans que cela affecte le traitement effectué auparavant (KVKK art. 5/1 ; RGPD art. 6(1)(a)).

Nous n'utilisons pas vos données pour des décisions automatisées produisant des effets juridiques à votre égard, nous n'envoyons pas de messages commerciaux sans votre consentement et nous ne vendons pas de données personnelles. Veuillez ne pas indiquer d'informations relatives à la santé ou au casier judiciaire dans le formulaire de contact : envoyez le document lui-même par le canal convenu avec vous.

5. Destinataires

Uniquement les données dont chaque destinataire a besoin, pour les finalités ci-dessus :

• les notaires en Turquie, lorsque vous demandez une traduction légalisée par un notaire, et les autorités qui délivrent les apostilles, lorsque vous demandez une apostille ;
• les traducteurs assermentés et les relecteurs qui travaillent avec nous sur une combinaison linguistique donnée, soumis à des obligations de confidentialité ;
• les sociétés de messagerie, les banques et les prestataires de paiement, lorsque votre commande le nécessite ;
• nos prestataires informatiques : hébergement du site et acheminement des e-mails du formulaire de contact (Amazon Web Services, serveurs situés à Francfort, Allemagne), notre fournisseur de messagerie et, uniquement avec votre consentement, Google (Google Analytics) ;
• Meta (WhatsApp), si vous choisissez de nous contacter via WhatsApp ;
• notre expert-comptable et nos conseillers juridiques, ainsi que les tribunaux ou les autorités lorsque la loi l'exige.

6. Transferts à l'étranger

Certains destinataires sont situés hors de Turquie (par exemple notre hébergeur en Allemagne, Google et Meta), et il se peut que vous-même vous trouviez à l'étranger ou que vous nous demandiez d'envoyer une traduction à l'étranger. Les données personnelles ne sont transférées à l'étranger que conformément à l'article 9 de la KVKK (tel que modifié par la loi n° 7499) : sur la base d'une décision d'adéquation, de garanties appropriées telles que des contrats types notifiés à l'Autorité de protection des données personnelles ou, pour les transferts occasionnels, de l'une des exceptions prévues à l'article 9/6, notamment votre consentement explicite ou un transfert nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec vous. Les transferts hors de l'EEE sont régis par le chapitre V du RGPD.

7. Durées de conservation

• Demandes et devis qui n'aboutissent pas à une commande : 2 ans après notre dernier contact.
• Documents que vous envoyez pour traduction et traductions que nous livrons : jusqu'à 2 ans après la livraison, afin de pouvoir établir, à votre demande, des copies certifiées supplémentaires ou des corrections, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt et qu'aucune obligation légale ne s'y oppose.
• Factures, documents comptables et fiscaux : les durées fixées par le Code de commerce turc et la loi sur la procédure fiscale (jusqu'à 10 ans).
• Documents nécessaires à d'éventuelles actions en justice : jusqu'à l'expiration des délais de prescription légaux (en général 10 ans selon le Code turc des obligations).
• Journaux du serveur du site : 14 jours, sauf s'ils sont nécessaires à l'examen d'un incident de sécurité.
• Preuves des notices dont vous avez pris connaissance et des consentements donnés : tant que le traitement correspondant se poursuit, puis pendant le délai de prescription.

À l'expiration d'une durée, ou lorsque la raison du traitement n'existe plus, nous supprimons, détruisons ou anonymisons les données conformément au Règlement sur la suppression, la destruction ou l'anonymisation des données personnelles, au plus tard lors du cycle de destruction périodique suivant. Les documents conservés par les notaires et les autres autorités publiques sont régis par leur propre réglementation.

8. Confidentialité et sécurité

Les traducteurs assermentés prêtent serment devant un notaire et sont tenus de garder confidentiel le contenu des documents qu'ils traduisent. Nous utilisons des connexions chiffrées (HTTPS), limitons l'accès aux personnes qui travaillent sur votre commande, soumettons nos traducteurs et nos prestataires à des obligations de confidentialité et de protection des données et conservons les documents de manière sécurisée. Si des données personnelles sont obtenues illicitement par des tiers, nous le notifions au Conseil de protection des données personnelles dans un délai de 72 heures et aux personnes concernées dans les meilleurs délais.

9. Vos droits

En vertu de l'article 11 de la KVKK, vous avez le droit : de savoir si vos données personnelles sont traitées ; de demander des informations à leur sujet ; de connaître la finalité du traitement et de savoir si elles sont utilisées conformément à celle-ci ; de connaître les tiers, en Turquie ou à l'étranger, auxquels elles sont transférées ; de demander la rectification de données incomplètes ou inexactes ; de demander leur suppression ou leur destruction dans les conditions de l'article 7 ; de demander que les tiers auxquels les données ont été transférées soient informés d'une rectification ou d'une suppression ; de vous opposer à un résultat défavorable découlant exclusivement d'une analyse automatisée ; et de demander réparation du préjudice causé par un traitement illicite.

Si le RGPD vous est applicable, vous disposez également des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition, du droit de retirer votre consentement à tout moment et du droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle.

10. Comment exercer vos droits

Utilisez notre formulaire de demande KVKK et envoyez-le par écrit à l'adresse indiquée à la section 1, par e-mail à contact@istanbultranslators.com depuis l'adresse e-mail enregistrée chez nous, avec une signature électronique sécurisée ou une signature mobile, ou par courrier électronique recommandé (KEP). Nous répondons gratuitement dans un délai de 30 jours au plus tard (des frais selon le barème du Conseil ne peuvent être facturés que si la réponse entraîne un coût supplémentaire). Si la réponse ne vous satisfait pas, ou si vous n'en recevez aucune dans le délai, vous pouvez déposer une plainte auprès du Conseil de protection des données personnelles (www.kvkk.gov.tr) dans les délais prévus à l'article 14 de la KVKK.

11. Enfants

Ce site ne s'adresse pas aux enfants. Les documents de mineurs, tels que les actes de naissance ou les dossiers scolaires, nous sont remis par leurs parents ou leurs représentants légaux, qui agissent au nom de l'enfant.

12. Versions et modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente notice ; la date de la version en vigueur figure en haut de la page. Les traductions sont fournies à titre informatif ; en cas de divergence, la version turque prévaut : KVKK Aydınlatma Metni.