Traduction commerciale en turc

Ce que contient généralement un dossier de société

La traduction commerciale va dans les deux sens, et les documents diffèrent. Une société étrangère qui crée une filiale ou immatricule une succursale en Turquie dépose ses propres documents sociaux, en turc, auprès du bureau du registre du commerce. L'ensemble habituel comprend le certificat de constitution ou l'extrait de registre de la société mère, un certificat de bonne réputation (certificate of good standing), ses statuts, la décision du conseil d'administration de créer la société ou la succursale turque et désignant ses représentants, ainsi que les procurations (vekâletname) des personnes qui agiront sur place. Comme ils ont été délivrés à l'étranger, ces documents sont apostillés dans le pays d'émission, ou légalisés par la voie consulaire lorsque ce pays n'est pas partie à la Convention Apostille, avant d'être traduits ici.

Dans l'autre sens, c'est une société turque qui doit faire ses preuves à l'étranger : auprès d'un partenaire étranger, d'une banque pour l'ouverture d'un compte, d'une commission d'appel d'offres ou d'un registre étranger. Les documents récurrents sont les numéros de la Gazette du registre du commerce (Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi) qui consignent la constitution et les modifications ultérieures, la circulaire de signatures (imza sirküleri) indiquant qui peut engager la société, le certificat d'activité (faaliyet belgesi), les statuts (esas sözleşme), le certificat d'imposition (vergi levhası), les décisions du conseil d'administration et les états financiers. Les contrats, les rapports d'audit, la correspondance fiscale et les contrats de travail suivent une fois la société en activité.

Le niveau de certification demandé

C'est l'administration destinataire qui décide : interrogez-la donc, par écrit si possible, avant de passer commande. Dans un appel d'offres, le cahier des charges (şartname) précise la forme que doit prendre une traduction, et les offres sont vérifiées à cette aune. Les documents sociaux déposés auprès d'un registre turc nécessitent généralement une traduction par un traducteur assermenté (yeminli tercüman) avec légalisation notariale (noter onayı). Un notaire certifie la signature et l'inscription du traducteur assermenté ; la responsabilité de l'exactitude de la traduction reste celle du traducteur, et la légalisation notariale ne garantit pas l'acceptation d'un dossier.

À l'étranger, l'éventail est plus large. Certaines banques et certains partenaires acceptent une traduction certifiée, signée et tamponnée par le traducteur ; d'autres demandent une traduction assermentée, une légalisation notariale et une apostille, que le gouvernorat (valilik) ou le gouvernorat de district (kaymakamlık) délivre sur les documents notariés. Certaines destinations veulent l'apostille sur le document turc original, d'autres sur la traduction légalisée chez le notaire, d'autres encore sur les deux, et c'est la partie destinataire qui l'indique. Les pays non parties à la Convention Apostille demandent à la place une légalisation consulaire, auprès du ministère turc des Affaires étrangères puis de leur propre ambassade ou consulat. Nous organisons les étapes du notaire et de l'apostille ; nous ne procédons nous-mêmes ni à la légalisation notariale ni à la délivrance d'apostilles.

Une grande partie des échanges internes doit simplement être exacte et lisible, et payer une légalisation notariale pour un rapport de gestion, c'est dépenser de l'argent sans raison.

Noms, fonctions et chiffres qui doivent concorder

Les agents des registres et les services conformité des banques comparent les documents entre eux. La raison sociale (ticaret unvanı) est le point faible le plus fréquent : la même société apparaît sous la forme « Örnek Danışmanlık Limited Şirketi » dans la Gazette, « Ornek Danismanlik Ltd. Sti. » sur une facture et « Ornek Consulting LLC » dans un contrat, et un lecteur étranger ne peut pas savoir s'il s'agit d'une entité ou de trois. Nous conservons la raison sociale exactement telle qu'elle est enregistrée et expliquons la forme juridique (anonim şirket, société anonyme ; limited şirket, société à responsabilité limitée) plutôt que d'inventer un nom anglais, sauf si la société emploie déjà une forme anglaise établie, que nous suivons alors systématiquement.

La même rigueur s'applique à la société mère étrangère : son nom, avec sa virgule et son « Inc. » ou son « GmbH », doit se lire de façon identique sur le certificat apostillé, la décision du conseil d'administration, la procuration et la traduction, et les noms des dirigeants doivent suivre leurs passeports. Les fonctions comptent aussi : un administrateur qui est « Chairman of the Board » (yönetim kurulu başkanı) dans une traduction et « President » dans la suivante semble avoir fait l'objet de deux nominations. Nous tenons un registre terminologique pour chaque client, afin que les noms, les fonctions et les définitions contractuelles récurrentes se lisent de la même façon, même dans des documents traduits à plusieurs mois d'intervalle. Lorsque les documents source eux-mêmes se contredisent, nous le signalons plutôt que de les harmoniser en silence, car la discordance se trouve dans les originaux et doit être corrigée à la source.

Les documents financiers comportent leur propre piège. Le turc écrit 1.234,56 là où l'anglais écrit 1,234.56, et une conversion irréfléchie dans des états financiers est une erreur grave, pas une simple question de style. Les chiffres sont reportés exactement tels qu'ils apparaissent, en conservant la convention de la source.

Ce dont nous avons besoin pour commencer

• Toutes les pages de chaque document, y compris les pages d'apostille ou de légalisation et les versos portant des cachets.
• La raison sociale exactement telle qu'elle est enregistrée, ainsi que toute forme anglaise que la société emploie déjà.
• Les traductions antérieures ou un glossaire de la société, pour que le nouveau dossier leur corresponde.
• La liste écrite de l'administration destinataire, en précisant si elle demande une légalisation notariale et une apostille.
• Pour les documents imprimés depuis e-Devlet, la page complète avec son code-barres, que le destinataire peut vérifier en ligne.

Une grande partie de ces documents est sensible sur le plan commercial : ils ne sont communiqués qu'aux personnes qui ont besoin d'y accéder, et nous sommes disposés à signer un accord de confidentialité avant de recevoir quoi que ce soit. Nous traduisons des documents ; nous ne donnons pas de conseil sur le droit turc des sociétés, le régime fiscal ou les obligations déclaratives.

À lire également : la traduction de documents d'enregistrement de société en Turquie et comment traduire des contrats commerciaux pour les entreprises turques. Voir aussi Services de traduction pour entreprises à Istanbul, Traduction de documents turcs pour l'étranger, Service d'apostille en Turquie et Traduction juridique en Turquie.