Türkiye'de Kullanılacak Yabancı Doğum Belgesi İçin Apostil

Bir yabancı doğum belgesi apostili, bir Türk kurumunun bu doğum kaydını başka bir diplomatik onaya gerek duymadan gerçek kabul etmesini sağlayan tek belgedir. Apostil, doğum belgesini düzenleyen ülkede eklenir, Türkiye'de değil, ve apostil eklendikten sonra belge, bir noter ya da nüfus müdürlüğü işlem yapmadan önce Türkçeye yeminli tercümeye ihtiyaç duyar. Bu rehber, adımların sırasını, her aşamayı kimin yürüttüğünü ve belge Türkiye'ye ulaştığında İstanbul'daki bir yeminli tercüme bürosunun bu belgeyle ne yaptığını açıklar.

Süreç doğru sırayla yürütüldüğünde kısa, yanlış sırayla yürütüldüğünde ise uzundur. Gördüğümüz gecikmelerin çoğu, apostilden önce sipariş edilmiş bir tercümeyle ya da belgeyi düzenleyen ülkenin sunulduğu haliyle apostillemeyi kabul etmediği bir belgeyle başlar. Sırayı doğru kurduğunuzda gerisi genellikle kendiliğinden gelir, ve dosyanın Türkiye'deki son adımı, yani yeminli tercüme ile noter onayı, tutarlı biçimde kısa sürer.

Yabancı doğum belgesi apostili neyi kanıtlar

Apostil, 1961 Lahey Apostil Sözleşmesi ile tanımlanan, bir resmi belge üzerindeki imza, mühür ya da kaşenin gerçekliğini onaylayan standart bir sertifikadır. Bir doğum belgesinde apostil, kaydı imzalayan memurun veya yetkilinin gerçekten o görevi taşıdığını doğrular, böylece bir Türk makamı belgeyi düzenleyen ülkeyle temasa geçmeden belgeye güvenebilir. Apostil, belgenin içindeki bilgilerin doğru olduğunu onaylamaz ve hiçbir şeyi tercüme etmez. Türkiye ve yüzden fazla devlet bu Sözleşmeye taraftır, bu yüzden tek bir apostil, üye ülkeler arasındaki eski konsolosluk mührü zincirinin yerini alır. Üye devletlerin güncel listesi Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı tarafından yayımlanır.

Doğum belgesi özelinde apostil, medeni durum belgesinin kendisine ya da onaylı bir suretine eklenir ve tercüme ile noter onayı boyunca o kağıtla birlikte kalır. Apostilli aslı, aldığınız her suretle birlikte saklayın, çünkü Türkiye'deki büro genellikle apostili okuduğu belgenin üzerinde görmek ister. Apostili taşıyan belgeden ayrı gelen bağımsız bir apostil, önlenmesi en kolay sorunlardan biridir. Apostil genellikle belgeye zımbalanır ya da yapıştırılır; bu ilaveyi sökmeyin, çünkü bazı büro apostili orijinal konumundan çıkarılmış bir belgeyi geçersiz sayar.

Yabancı doğum belgesi apostili nerede düzenlenir

Apostil, doğum belgesini üreten ülkede, o ülkenin yetkili kıldığı makam tarafından düzenlenir. Türkiye yabancı belgeleri apostillemez, ne bir Türk noteri ne de bir tercüme bürosu apostil ekleyebilir, çünkü bu yetki yurt dışındadır. Amerika Birleşik Devletleri'nde bu genellikle ilgili eyaletin Dışişleri Bakanlığı (Secretary of State), Birleşik Krallık'ta Dışişleri, Milletler Topluluğu ve Kalkınma Ofisi'nin Legalisation Office birimi, diğer ülkeler ise kendi bakanlığını, nüfus dairesini ya da mahkemesini görevlendirir. Büro ülkeden ülkeye değiştiği için, medeni durum kayıtlarını hangi kurumun apostillediğini o ülkedeki yetkiliye sormak gerekir. Bu aynı zamanda doğum belgesinin, o makamın çalışabileceği kadar güncel olup olmadığını kontrol etme noktasıdır, çünkü bazı büro yalnızca belirli bir süre içinde düzenlenmiş onaylı bir sureti apostiller. Başvuru genellikle posta yoluyla ya da yerinde yapılabilir, ve bazı ülkeler bir vekile de bu işlemi yaptırmaya izin verir; hangi yolun geçerli olduğunu yine o ülkenin yetkilisine sormak gerekir.

Türkiye için doğum belgesi nasıl apostillenir: doğru sıra

Sıra önemlidir, çünkü apostilden önce yapılan bir yeminli tercüme geri gönderilip tekrar ettirilebilir. Türkiye için doğum belgesi nasıl apostillenir sorusunu araştırıyorsanız, aşağıdaki sıra bizim başarılı gördüğümüz sıradır. Apostil, belgeye eklenen fiziksel bir ilavedir ve apostilin tercüme edilmesini isteyen herhangi bir Türk makamı, bu apostilin tercüme edilmiş dosyada da görünmesini ister. Türkiye için bir doğum belgesini apostillemenin olağan adımları sırasıyla şöyledir:

1. Doğum belgesini, düzenleyen ülkenin yetkilisinin apostilleyeceği biçimde alın, bu genellikle eski bir asıl yerine yakın tarihli onaylı bir surettir.
2. O ülkenin yetkili makamına apostili belgeye ekletin.
3. Apostilli belgeyi Türkiye'ye getirin ya da gönderin.
4. Belgenin yeminli tercümesini, ilgili makam istediğinde apostilin kendisinin de tercümesini sipariş edin.
5. Yeminli tercümeyi bir Türk noterinde onaylatın.

Bu sırayı izlemek, Türkiye'de kullanılacak yabancı doğum belgesi apostili sürecini, kendisini isteyen büro için hazır ve temiz hale getirir. Bir adımı atlamak nadiren zaman kazandırır, çünkü eksik adım genellikle notere ya da nüfus müdürlüğü gişesinde yeniden karşınıza çıkar. Belgeyi Türkiye'ye posta ile gönderiyorsanız, kargo sırasında apostilin belgeden ayrılmadığından emin olun; taşıma sırasında sayfaların birbirinden ayrılması, tam bu adımda karşılaştığımız bir başka önlenebilir gecikmedir. Belgeyi bizzat getiriyorsanız, apostilli aslın yanında en az bir fotokopi bulundurmanızı öneririz, çünkü tercüman çalışmaya başlarken kaynağı elden çıkarmadan bir kopya üzerinden ilerleyebilir. Kargoyla gönderim tercih edilirse, takip numarası olan bir kurye hizmeti kullanmak, belgenin hangi aşamada olduğunu izlemenizi kolaylaştırır.

Apostil mi konsolosluk tasdiki mi: hangisi ne zaman uygulanır

Her ülke Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf değildir ve üye olmayan bir ülkeden gelen doğum belgesi apostillenemez. Bu durumda belge, tek bir apostil sertifikası yerine bir konsolosluk ya da büyükelçilikte sona eren daha uzun bir zincir olan konsolosluk tasdikini izler. Aşağıdaki tablo, belgenizin hangi yolu izleyeceğini görebilmeniz için farkı ortaya koyar.

Özellik	Apostil	Konsolosluk tasdiki
Ne zaman uygulanır	Düzenleyen ülke Lahey Sözleşmesi'ne üyedir	Düzenleyen ülke Lahey üyesi değildir
Kim onaylar	Düzenleyen ülkedeki tek bir yetkili makam	Bir konsolosluk ya da büyükelçilikle biten birkaç büro
Mühür sayısı	Tek bir apostil sertifikası	Bakanlık ve konsolosluk mühürleri zinciri
Sonra Türkiye'de	Yeminli tercüme ve noter onayı	Yeminli tercüme ve noter onayı

Hangi yol uygulanırsa uygulansın, işin Türkiye tarafı aynıdır: yabancı bir doğum belgesinin yeminli tercümesi, ardından noter onayı. Belgenizin hangi yolu izleyeceğine, biz değil, belgeyi düzenleyen ülke karar verir. Konsolosluk tasdiki zinciri genellikle bir yerel makamdan başlar, ülkenin kendi dışişleri bakanlığından geçer ve Türkiye'nin o ülkedeki büyükelçiliği ya da konsolosluğunda sona erer; bu adımların sırası da ülkeden ülkeye değişebileceğinden, zinciri başlatmadan önce ilgili konsoloslukla teyit etmek gerekir.

Türkiye'deki yeminli tercüme ve noter adımı

Apostil eklendikten sonra doğum belgesi Türkçe tercümeye hazırdır, ve bizim yürüttüğümüz aşama budur. Yabancı bir doğum belgesinin yeminli tercümesi, bir Türk noteri ve mahkemelere kayıtlı bir tercüman (yeminli tercüman) tarafından Türkçeye yapılan, çalışmanın kaynağın doğru bir aktarımı olduğunu imza ve kaşesiyle onayladığı bir tercümedir. Noter daha sonra tercümanın kaydını doğrular ve tercümeyi onaylar, ki bu çoğu Türk kurumunun beklediği biçimdir. Türkiye'de noter onaylı doğum belgesi tercümesi, yeminli tercümeyi noterin kendi onayıyla birleştirir, böylece belgeyi alan büro hem apostilli kaynağı hem de okuyabildiği bir Türkçe sürümü elinde bulundurur.

Deneyimlerimize göre, bir doğum belgesi dosyasının gecikmesinin en yaygın nedeni, apostilin yalnızca ön yüzünün taranmış olması, arka yüzün ya da ikinci bir sayfanın dışarıda bırakılmasıdır, bu da tercümanın belgenin tamamını aktarmasını engeller. Tercümeye başlamadan önce apostil dahil her sayfayı isteriz. Türkiye'de yeminli tercüme konusunu ve ayrı bir adım olan noter tercümesi konusunu nasıl yürüttüğümüzü okuyabilirsiniz, ki bu ikisi birlikte Türkiye'de noter onaylı doğum belgesi tercümesini oluşturur. Tercüme tamamlandığında, noter onaylı nüsha genellikle asıl belgeye ya da onun bir suretine iliştirilerek tek bir dosya halinde teslim edilir.

Apostilli doğum belgesini hangi Türk makamları ister

Yabancı bir doğum belgesi, bir Türk kurumu bir kişinin kimliğini, soybağını ya da doğum tarihini doğrulamak istediğinde talep edilir. Nüfus müdürlüğü, bir doğum, evlilik ya da aile kaydı işlenirken ya da düzeltilirken bunu isteyebilir. Göç İdaresi Genel Müdürlüğü, bir ikamet ya da aile dosyasında bunu isteyebilir, bir okul, mahkeme ya da banka da kendi kaydı için aynı belgeyi isteyebilir. Her büro kendi gereksinimini belirler, dolayısıyla apostilin mi, tercümenin mi yoksa ikisinin birden mi ve hangi biçimde gerektiğine, belgeyi alan makam karar verir. Vatandaşlık başvurusu, evlilik işlemi ya da miras dosyası gibi süreçlerde de aynı belge, farklı bir büro tarafından yeniden istenebilir.

Bu belgeler nadiren tek başına dolaştığından, tüm seti tek seferde hazırlamak, sayfa sayfa ilerlemekten daha kolaydır. Belge bir ikamet ya da aile başvurusunun parçasıysa, göçmenlik çevirisi sayfamız bu evrakların genellikle tek bir dosya içinde nasıl birlikte hareket ettiğini anlatır.

Belge ve pasaport arasında isim tutarlılığını korumak

Bir doğum belgesi tercümesi, üzerindeki isimler kişinin diğer belgeleriyle uyuştuğunda bir Türk büro için işe yarar. Tercüman her ismi kaynakta göründüğü gibi, birebir aktarır, bu yüzden pasaporttan farklı bir yazım, doğrudan Türkçe metne taşınır ve dosyayı durdurabilir. Bir isim Türkçede bulunmayan harfler içeriyorsa ya da pasaportta bir, belgede başka türlü görünüyorsa, alıcı makamın zaten elinde tuttuğu yazımı bize bildirin. Aktarımı, büronun beklediği kayıtla tutarlı tutarız ve herhangi bir uyuşmazlığı noter görmeden önce, sonra değil, işaret ederiz.

Pasaport sayfasını apostilli belgeyle birlikte istememizin nedenlerinden biri budur. İkisini birlikte okumak, tercümanın verilen adları, soyadı ve ebeveyn isimlerini tek seferde eşleştirmesini sağlar, bu da onaylanmış bir tercümeyi imzalandıktan sonra düzeltmekten daha hızlıdır. Evlilik ya da soyadı değişikliği yaşanmışsa, hangi soyadının güncel kayıt olarak kabul edileceğini de yine alıcı makam belirler.

Apostilli bir doğum belgesini hangi durumlar geri gönderir

Reddedilen dosyaların çoğu, hukuki değil pratik nedenlerle başarısız olur, ve bu nedenlerin önü alınabilir. Belgeyi yeminli tercümeye göndermeden önce aşağıdaki noktaları kendi belgenizle karşılaştırın.

• Apostil eksiktir ya da düzenleyen makamın hiç onaylamadığı düz bir suretin üzerine eklenmiştir.
• Belgedeki isim pasaport yazımıyla eşleşmiyor, ki tercüman bunu tam olarak yazıldığı gibi aktarmak zorundadır.
• Bir sayfa ya da apostilin arka yüzü taramadan dışarıda bırakılmıştır.
• Tercüme apostilden önce sipariş edilmiştir, bu yüzden apostil tercümede görünmez.
• Alıcı makam apostilin de tercüme edilmesini istemiştir, ama yalnızca belge tercüme edilmiştir.

Başlamadan önce dosyayı bu noktalara göre kontrol ederiz ve eksik olanı size söyleriz, eksik bir belgeyi tercüme etmek yerine. Resmi bir belgenin bir Türk makamı için nasıl hazırlandığına dair genel belge çevirisi rehberimizi de inceleyebilirsiniz. Bu kontrol listesindeki her madde, dosyanın notere ya da nüfus müdürlüğüne ilk seferde ulaşmasını sağlamak için vardır.

Başlamak için neye ihtiyacımız var

Türkiye'de kullanılacak bir yabancı doğum belgesi apostili hazırlamak için, apostili zaten eklenmiş belgenin tamamının net bir taramasına ve her ismin pasaportta göründüğü haliyle tam yazımına ihtiyacımız var. Bunları gönderin, biz de kapsamı ve süreyi kör bir teklif vermeden önce sizinle teyit edelim. Belgenizin eksiksiz olup olmadığından emin değilseniz, elinizdekini iletişim sayfamız üzerinden gönderin, notere göre neyin arandığını size bildirelim. Dosyada birden fazla belge varsa, örneğin doğum belgesi yanında evlilik ya da vatandaşlık kaydı da bulunuyorsa, hepsini birlikte gönderin ki tercüman ve noter tek bir dosya olarak değerlendirebilsin.

Doğru sırayla yürütüldüğünde, yabancı bir doğum belgesi apostili basit bir belgedir: düzenleyen ülkede apostillenir, Türkiye'de yeminli bir tercüman tarafından tercüme edilir ve talep eden büro için noter onaylanır. Hiçbir büronun söz veremeyeceği tek şey alıcı makamın kararıdır, bu yüzden tercümeyi sipariş etmeden önce belgeyi isteyen kurumla hangi biçimi beklediğini teyit edin.