Erasmus Dokumente beglaubigte Übersetzung: Was wirklich beglaubigt werden muss

Nicht jede Seite in einer Erasmus- oder Austauschakte muss beglaubigt übersetzt werden, denn eine solche Akte enthält sowohl akademische Dokumente als auch Standardunterlagen, die bereits innerhalb des Programms selbst entstehen. Erasmus Dokumente beglaubigte Übersetzung läuft in der Praxis meist auf eine kurze Liste hinaus: die Notenübersicht (Transcript of Records), das Diplom oder Abschlusszeugnis und manchmal eine Sprach- oder Immatrikulationsbescheinigung, während die Learning Agreement und das Nominierungsschreiben häufig schon auf Englisch vorliegen. Welche Dokumente tatsächlich beglaubigt werden müssen, entscheidet die aufnehmende Institution und nicht wir, deshalb ist der erste Schritt immer, die Liste zu lesen, die die Universität oder die nationale Agentur Ihnen geschickt hat.

Dieser Leitfaden geht jedes Dokument durch, das ein ausreisender oder einreisender Studierender in der Regel in der Hand hält, sagt klar, wo eine beglaubigte Übersetzung wirklich nötig ist, und erklärt, an welcher Stelle zusätzlich eine Apostille hinzukommt. Ziel ist es, dass Sie nicht für Seiten bezahlen, die niemand verlangt hat, und genauso, dass Sie nicht ohne das eine Dokument zum Notar gehen, das wirklich übersetzt werden musste.

Was Erasmus Dokumente beglaubigte Übersetzung tatsächlich umfasst

Erasmus Dokumente beglaubigte Übersetzung umfasst die akademischen und persönlichen Dokumente, die zwischen einer türkischen Universität und einer Partnerinstitution im Ausland in beide Richtungen wandern. Für einen türkischen Studierenden, der ins Ausland geht, sind das meist nur die Notenübersicht und das Diplom. Für einen einreisenden Studierenden, der ausländische Dokumente an eine türkische Universität oder an den Hochschulrat (YÖK) zur Anerkennung bringt, ist die Liste etwas länger: Notenübersicht, Abschlusszeugnis und manchmal eine Geburtsurkunde oder ein Ausweisdokument.

Das Wort Beglaubigung leistet hier viel Arbeit und bedeutet je nach Stelle etwas Unterschiedliches. Manche Koordinatoren akzeptieren eine einfache englische Version, die die Heimatuniversität selbst erstellt hat, und verlangen nichts weiter. Andere wollen eine beeidigte Übersetzung, die von einem gerichtlich registrierten Übersetzer unterschrieben ist. Ein Teil verlangt zusätzlich eine notarielle Beglaubigung dieser beeidigten Übersetzung, ein kleinerer Teil eine Apostille. Die beeidigte Übersetzung erstellen wir selbst; die darüberliegenden Schritte beim Notar und beim Gouverneursamt übernehmen die jeweiligen Stellen.

Welche Erasmus Dokumente brauchen eine beglaubigte Übersetzung, welche nicht

Fast jeder Studierende beginnt mit der Frage, welche Erasmus Dokumente brauchen eine beglaubigte Übersetzung, und die ehrliche Antwort lautet, dass dies ganz von der aufnehmenden Institution abhängt. Trotzdem gibt es darunter ein verlässliches Muster. Dokumente, die Ihr akademisches Ergebnis oder Ihre Qualifikation festhalten, brauchen in der Regel eine beglaubigte oder beeidigte Übersetzung, wenn die Zielsprache nicht Englisch ist. Dokumente, die innerhalb des Erasmus-Rahmens selbst entstehen, sind dagegen von vornherein meist zweisprachig und brauchen deshalb in der Regel keine zusätzliche Übersetzung.

Als grobe Übersicht lassen sich die gängigen Dokumente so einordnen:

• Brauchen meist eine beglaubigte oder beeidigte Übersetzung: die Notenübersicht, das Diplom oder Abschlusszeugnis, eine separate Notenumrechnungsbescheinigung und, falls das Gastland danach fragt, eine Geburtsurkunde.
• Brauchen meist keine: die Learning Agreement, das Nominierungs- oder Zulassungsschreiben, die Erasmus-Fördervereinbarung und die Europäische Krankenversicherungskarte.
• Je nach Institution unterschiedlich: eine Sprachzertifizierung, eine Immatrikulationsbescheinigung und manchmal ein Kursverzeichnis oder ein Lehrplan.

Betrachten Sie das als Ausgangspunkt, nicht als endgültige Entscheidung. Den letzten Stand bestätigt immer Ihr Erasmus-Koordinator oder die aufnehmende Institution, und wir übersetzen, was auf dieser Liste steht. Das ist der Kern von Erasmus Dokumente beglaubigte Übersetzung: Übersetzen Sie das Dokument, das Ihr Ergebnis festhält, und lassen Sie die zweisprachigen Programmunterlagen unberührt.

Notenübersicht und Diplom übersetzen

Notenübersicht übersetzen für den Studierendenaustausch ist das Dokument, nach dem bei uns am häufigsten gefragt wird, und oft der erste Schritt im ganzen Verfahren. Die Notenübersicht listet jeden Kurs, jeden Kreditpunkt und jede Note einzeln auf, und die aufnehmende Universität liest sie, um das Auslandssemester anzuerkennen. Weil sie Zahlen und offizielle Notenskalen enthält, ist dies das Dokument, bei dem eine genaue, beglaubigte Übersetzung am meisten zählt, und hier wird in der Regel eine türkische akademische Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer verlangt.

Für das Diplom oder Abschlusszeugnis gilt weitgehend dieselbe Logik. Wenn Sie bereits abgeschlossen haben und im Ausland in einen zweiten Studienzyklus wechseln, wird das Abschlusszeugnis zusammen mit der Notenübersicht übersetzt. Nach unserer Erfahrung schicken ausreisende Studierende uns am häufigsten genau diese beiden Dokumente, während die Learning Agreement bereits zweisprachig vorliegt und überhaupt keine Übersetzung braucht.

Warum die Notenskala eine so große Rolle spielt

Türkische Notenübersichten verwenden ihren eigenen Notendurchschnitt und ihr eigenes nationales Kreditsystem, während die meisten Gastinstitutionen mit ECTS-Punkten arbeiten. Notenübersicht übersetzen für den Studierendenaustausch muss diese Zahlen exakt beibehalten, deshalb gibt eine beeidigte Übersetzung die Werte originalgetreu wieder und lässt die ursprüngliche Skala sichtbar, sodass die aufnehmende Stelle die Noten selbst zuordnen kann. Wir rechnen Noten nicht um und interpretieren sie nicht, denn die Entscheidung über die Gleichwertigkeit liegt immer bei der Institution, die das Dokument liest.

Learning Agreement, Nominierung und Fördervereinbarung

Die Learning Agreement ist das zentrale Dokument von Erasmus und von Anfang an als zweisprachiges Dokument angelegt. Sie wird von Ihnen, Ihrem Heimatkoordinator und Ihrem Gastkoordinator unterschrieben, und die Standardvorlage ist durchgängig auf Englisch verfasst. Deshalb braucht sie fast nie eine separate Übersetzung, und sie trotzdem übersetzen zu lassen, ist in aller Regel unnötiger Aufwand und verschwendetes Geld.

Dasselbe gilt für das Nominierungsschreiben, das Zulassungsschreiben und die Erasmus-Fördervereinbarung. Diese Dokumente entstehen innerhalb des Programms direkt auf Englisch, und die Stellen, die sie ausstellen, lesen sie auch in dieser Sprache. Wenn ein Koordinator ausnahmsweise doch eine Version in der Landessprache verlangt, ist genau das der Moment für Übersetzung von Austauschprogramm-Dokumenten, aber das ist die Ausnahme und nicht die Regel. Mehr darüber, was das Programm von Studierenden und Institutionen erwartet, finden Sie auf der Erasmus+-Website der Europäischen Kommission.

Sprachzertifikate und Immatrikulationsnachweise

Sprach- und Immatrikulationsdokumente liegen irgendwo in der Mitte, und genau hier wird Übersetzung von Austauschprogramm-Dokumenten am unvorhersehbarsten verlangt. Eine auf Englisch ausgestellte Sprachzertifizierung wird oft ohne weiteres akzeptiert. Ein auf Türkisch ausgestelltes Dokument dagegen, mit dem ein türkischer Studierender Kenntnisse in einer anderen Sprache nachweisen will, braucht möglicherweise eine beglaubigte Übersetzung, bevor eine nicht englischsprachige Gastinstitution es liest.

Eine Immatrikulationsbescheinigung, oft auch Studierendenstatus (öğrenci belgesi) genannt, weist nach, dass Sie an Ihrer Heimatuniversität eingeschrieben sind. Manche Gastinstitutionen akzeptieren das türkische Original mit einer englischen Zusammenfassung, andere verlangen eine vollständige beglaubigte Version. Bei diesem Dokument ist beglaubigte Übersetzung für Erasmus Studierende manchmal nötig und manchmal überhaupt nicht, bestätigen Sie deshalb vor der Bestellung, was die Gastinstitution tatsächlich verlangt.

Einreisende Austauschstudierende, die Dokumente in die Türkei bringen

Ein einreisender Studierender, der eine ausländische Notenübersicht oder einen ausländischen Abschluss an eine türkische Universität oder an den YÖK zur Anerkennung bringt, braucht in der Regel eine beglaubigte Übersetzung ins Türkische, was die in den vorherigen Abschnitten beschriebene Richtung umkehrt. Türkische öffentliche Stellen verlangen in der Regel eine Übersetzung durch einen in der Türkei registrierten beeidigten Übersetzer und für viele Verfahren anschließend eine notarielle Beglaubigung.

Wenn Sie einreisender Studierender sind, liegt die Entscheidung über Anerkennung und Gleichwertigkeit (denklik) vollständig beim YÖK, und die Annahme eines einzelnen Dokuments liegt bei der Stelle, die es liest. Wir erstellen die beeidigte Übersetzung ins Türkische; das internationale Büro Ihrer Universität oder der YÖK bestätigt, was die Akte sonst noch braucht. Das am häufigsten bearbeitete Sprachpaar für einreisende Austauschunterlagen ist Englisch-Türkisch, wir arbeiten jedoch in allen acht unserer Sprachen.

Beeidigt, beglaubigt und notariell beglaubigt: was jedes Wort bedeutet

Studierende verwenden diese drei Wörter oft, als wären sie eines, dabei beschreiben sie drei verschiedene Dinge, und das falsche zu verlangen, verursacht die meisten Verzögerungen. Hier ist die klare Unterscheidung, die wir jedem Kunden mitgeben.

Begriff	Was es ist	Wer es ausstellt
Beeidigte Übersetzung	Eine von einem gerichtlich registrierten beeidigten Übersetzer unterschriebene und gestempelte Übersetzung, die die Übereinstimmung mit dem Original erklärt	Ein beeidigter Übersetzer, wie unser Büro
Beglaubigte Übersetzung	Eine Übersetzung mit einer unterschriebenen Richtigkeitserklärung; für den offiziellen Gebrauch in der Türkei ist dies in der Regel die Bestätigung des beeidigten Übersetzers	Ein beeidigter oder beglaubigter Übersetzer
Notariell beglaubigte Übersetzung	Eine beeidigte Übersetzung, deren Unterschrift des Übersetzers anschließend von einem Notar bestätigt wird	Ein Notar, ausgehend von der beeidigten Übersetzung

Die notarielle Beglaubigung fügt eine notarielle Bestätigung der Unterschrift des Übersetzers hinzu, sie bestätigt also nur die Unterschrift. Sie verändert den Inhalt nicht, und wichtiger noch, sie garantiert nicht, dass eine Universität oder ein Ministerium das Dokument akzeptiert. Die Annahme liegt immer bei der aufnehmenden Institution, und das sollten Sie wissen, bevor Sie Geld für zusätzliche Schritte ausgeben.

Wann bei einem akademischen Dokument eine Apostille hinzukommt

Eine Apostille ist eine besondere Bescheinigung, die ein öffentliches Dokument für die Verwendung in einem anderen Mitgliedsland des Haager Apostille-Übereinkommens beglaubigt. Bei Erasmus- und Austauschakten kommt das vor allem in zwei Fällen vor: wenn ein türkisches Dokument ins Ausland geht, oder wenn ein ausländisches akademisches Dokument mit seiner eigenen Apostille aus dem Ausgangsland in die Türkei kommt.

Die Apostille stellen wir in der Türkei niemals selbst aus: Das Gouverneursamt (valilik) apostilliert Verwaltungsdokumente und alle notariellen Dokumente, das Gericht apostilliert dagegen nur gerichtliche Dokumente. Die notariell beglaubigte Übersetzung Ihrer Notenübersicht ist zum Beispiel ein notarielles Dokument, deshalb wird ihre Apostille vom Gouverneursamt ausgestellt. Für ein Zielland, das nicht Mitglied des Haager Apostille-Übereinkommens ist, gibt es keine Apostille: Das Dokument durchläuft stattdessen die konsularische Legalisation beim Konsulat dieses Landes. Ob Ihr Zielland Mitglied des Übereinkommens ist, können Sie in der Statustabelle der Haager Konferenz prüfen, und Ihre Gastinstitution bestätigt ohnehin, ob sie überhaupt eine Apostille verlangt.

So bereiten Sie Ihre Akte vor der Übersetzung vor

Ein wenig Vorbereitung beseitigt den größten Teil der Verzögerung. Schon bevor Sie anfangen, klärt sich die Frage: Welche Erasmus Dokumente brauchen eine beglaubigte Übersetzung? Das zu wissen ist mehr als die halbe Arbeit, und die folgende Reihenfolge ist die, die wir jedes Semester mit Studierenden durchgehen.

1. Lassen Sie sich die genaue Dokumentenliste der aufnehmenden Institution schriftlich geben und notieren Sie, in welcher Sprache sie jedes Dokument verlangt.
2. Sammeln Sie saubere, vollständige Scans der Originale, einschließlich Stempel und, wenn vorhanden, der Rückseite.
3. Klären Sie, ob die Gastinstitution eine einfache Übersetzung, eine beeidigte Übersetzung, eine notariell beglaubigte Übersetzung oder zusätzlich eine Apostille verlangt.
4. Schicken Sie die Scans für eine beglaubigte Übersetzung für Erasmus Studierende an uns und teilen Sie uns die Zielsprache und die Frist mit, die der Koordinator Ihnen genannt hat.

Nach unserer Erfahrung liegt der häufigste Grund, warum eine Akte zurückkommt, überhaupt nicht an einem Übersetzungsfehler: Meist hat ein Studierender ein Dokument übersetzen lassen, das die Gastinstitution nie verlangt hat, und genau das eine übersehen, das wirklich gefragt war. Die Liste zuerst zu lesen, verhindert fast jede Variante dieses Problems.

Für die meisten Studierenden ist Erasmus Dokumente beglaubigte Übersetzung enger gefasst, als es zunächst scheint: eine beglaubigte oder beeidigte Übersetzung der Notenübersicht und des Diploms, manchmal zusätzlich eine Sprach- oder Immatrikulationsbescheinigung, und für die zweisprachigen Erasmus-Unterlagen gar nichts. Bestätigen Sie die Liste mit Ihrem Koordinator, entscheiden Sie, ob noch eine notarielle Beglaubigung oder eine Apostille hinzukommt, und schicken Sie saubere Scans. Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Notenübersicht und Ihr Diplom übernehmen, erreichen Sie uns über die Kontaktseite mit der Dokumentenliste der aufnehmenden Institution zur Hand.