Provinzverwaltung oder Gericht: Die Zuständige Stelle für die Apostille in der Türkei

Welche Stelle ein Dokument in der Türkei mit einer Apostille versieht, hängt von einer einzigen Frage ab: Ist das Dokument behördlicher oder gerichtlicher Natur? Behördliche Dokumente werden von der Provinzverwaltung (valilik) der Provinz apostilliert, in der sie ausgestellt wurden, und gerichtliche Dokumente werden vom Gericht (adliye) apostilliert. Die zuständige Stelle für die Apostille vor der Fahrt zu klären, erspart Ihnen einen vergeblichen Weg zum falschen Schalter in der Stadt.

Wir fertigen die beglaubigten Übersetzungen an, die in diesem Verfahren eine Rolle spielen, deshalb fragen uns Kunden das fast jede Woche. Im Folgenden finden Sie die vollständige Aufteilung zwischen den beiden Stellen, den Grund, warum die Grenze genau dort gezogen wird, und wo die beglaubigte Übersetzung und die notarielle Bestätigung in diese Kette gehören.

Die kurze Antwort: die zuständige Stelle für die Apostille

Eine Apostille in der Türkei wird von einer von zwei Behörden ausgestellt, die sich nach der Kategorie des Dokuments richtet und nicht danach, wo Sie wohnen. Die Provinzverwaltung behandelt behördliche Dokumente, und das Gericht behandelt gerichtliche Dokumente. Beide Stellen bringen dieselbe Haager Apostille an, sodass die Bescheinigung, die Sie erhalten, in ihrer Form identisch ist, nur der ausstellende Schalter ändert sich.

Eine Apostille ist eine standardisierte Bescheinigung, geschaffen durch das Haager Übereinkommen von 1961, die den Ursprung eines öffentlichen Dokuments bestätigt, damit es in einem anderen Mitgliedstaat anerkannt werden kann. Sie bestätigt die Unterschrift, das Siegel und die Funktion der Person, die unterzeichnet hat, und sagt nichts über den Inhalt selbst aus. Die Liste der Mitgliedstaaten finden Sie in der Statustabelle der Haager Konferenz.

Behördliche Dokumente gehen an die Provinzverwaltung (valilik)

Die Provinzverwaltung apostilliert behördliche Dokumente, also Papiere, die von der Zivilverwaltung und ihren Provinzdirektionen ausgestellt werden. Stammt Ihr Dokument von einem Standesamt, einer örtlichen Behörde eines Ministeriums, einer staatlichen Schule oder einem staatlichen Krankenhaus, ist es fast immer behördlich. Zu wissen, wo man ein behördliches Dokument in der Türkei apostillieren lässt, bedeutet, zur Provinzverwaltung der ausstellenden Provinz zu gehen, nicht zu der, in der Sie sich gerade aufhalten.

Zu den häufigen behördlichen Dokumenten gehören:

• Zivilstandsregisterauszüge vom Standesamt (nüfus müdürlüğü): Geburts, Heirats und Sterbeurkunden.
• Melderegisterauszüge und Wohnsitzbescheinigungen.
• Diplome und Zeugnisse staatlicher Schulen unter dem Bildungsministerium.
• Gesundheitsberichte und medizinische Unterlagen staatlicher Krankenhäuser.
• Dokumente der Provinzdirektionen zentraler Ministerien.
• Handelsregisterauszüge (ticaret sicili), etwa der Registerauszug einer Firma.

Die Apostille für behördliche Dokumente in der Türkei wird vom Büro des Gouverneurs angebracht, und in vielen Provinzen ist dafür ein eigener Schalter zuständig. Da die Provinzverwaltung nur Dokumente bestätigt, die in ihrer eigenen Provinz ausgestellt wurden, wird eine Geburtsurkunde aus Ankara in Ankara apostilliert, nicht in Istanbul. Gruppieren Sie Ihre Papiere nach der ausstellenden Provinz, bevor Sie den Besuch planen.

Gerichtliche Dokumente gehen an das Gericht (adliye)

Das Gericht apostilliert gerichtliche Dokumente, also Papiere von Gerichten, Staatsanwaltschaften und Notaren. Zu wissen, welche Behörde gerichtliche Dokumente apostilliert, ist wichtig, weil viele annehmen, jede Apostille komme von der Provinzverwaltung, und dadurch einen Tag beim falschen Gebäude verlieren. Am Gericht wird die Apostille vom Vorsitz der Justizkommission des erstinstanzlichen Gerichts (adli yargı ilk derece mahkemesi adalet komisyonu başkanlığı) ausgestellt.

Zu den am Gericht apostillierten Dokumenten gehören:

• Gerichtsurteile, Entscheidungen und Zwischenbeschlüsse.
• Von Staatsanwaltschaften ausgestellte Dokumente.
• Das Führungszeugnis beziehungsweise Strafregisterauszug (adli sicil kaydı).
• Jedes von einem türkischen Notar beglaubigte Dokument, weil Notare dem Justizministerium unterstehen.

Genau dieser letzte Punkt überrascht die meisten Menschen. Ein Dokument wird in dem Moment gerichtlich, in dem es ein Notar beglaubigt, sodass bei solchen Dokumenten immer das Gericht die Behörde ist, die gerichtliche Dokumente apostilliert, selbst wenn das zugrunde liegende Papier ursprünglich ein behördliches Dokument war.

Wo die beglaubigte Übersetzung und die notarielle Bestätigung dazugehören

Eine beglaubigte Übersetzung allein ist nicht das, was apostilliert wird, denn die Apostille bestätigt die Unterschrift eines Amtsträgers, und die Bestätigung eines Übersetzers ist kein öffentlicher Akt, bis ein Notar sie bestätigt. In der Praxis trägt entweder das Originaldokument oder die notariell bestätigte Fassung der Übersetzung die Apostille. Die zuständige Stelle für die Apostille kann sich daher danach verschieben, welche Ebene Sie beglaubigen lassen.

Der übliche Ablauf sieht so aus. Zuerst legen Sie mit der empfangenden Behörde fest, ob die Apostille auf das Original, auf die Übersetzung oder auf beide kommen soll. Dann wird die beglaubigte Übersetzung angefertigt, und wenn sie apostilliert werden muss, wird sie zunächst notariell bestätigt, wodurch sie zu einem gerichtlichen Dokument wird, das vom Gericht bearbeitet wird. Ihr Notar sagt Ihnen, was er sehen muss, und die empfangende Behörde entscheidet, welche Ebene die Apostille tragen muss.

Da eine notariell bestätigte Übersetzung ein gerichtliches Dokument ist, folgt sie dem Original nicht zur Provinzverwaltung zurück. Unserer Erfahrung nach ist der häufigste Grund für einen zusätzlichen Weg, dass ein Kunde ein behördliches Original bei der Provinzverwaltung apostillieren ließ, es übersetzen und notariell bestätigen ließ, und erst danach erfuhr, dass die Gegenseite auch die notariell bestätigte Übersetzung apostilliert haben wollte, was ein eigener Weg zum Gericht ist.

Provinzverwaltung und Gericht im Vergleich

Die folgende Tabelle stellt die beiden Stellen nebeneinander, damit Sie auf einen Blick sehen, wo man welches Dokument in der Türkei apostillieren lässt. Wenn ein Dokument scheinbar in beide Spalten passen könnte, entscheidet die angefragte Stelle endgültig, deshalb klären Sie die Kategorie, bevor Sie losfahren.

Punkt	Provinzverwaltung (valilik)	Gericht (adliye)
Art des Dokuments	Behördlich	Gerichtlich
Typische Beispiele	Geburts, Heirats und Sterbeurkunden; Diplome staatlicher Schulen; öffentliche Gesundheitsberichte	Gerichtsentscheidungen; Dokumente der Staatsanwaltschaft; Führungszeugnis; jedes notariell bestätigte Dokument
Ausstellende Stelle	Büro des Gouverneurs der ausstellenden Provinz	Vorsitz der Justizkommission am Gericht
Notariell bestätigte Übersetzungen	Hier nicht bearbeitet	Hier apostilliert

Wie Sie erkennen, zu welcher Kategorie Ihr Dokument gehört

Sie können ein Dokument meist einordnen, indem Sie fragen, wer es unterschrieben und gestempelt hat. Gehört die Unterschrift einem Standesbeamten, einer Ministeriumsdirektion, einer staatlichen Schule oder einem staatlichen Krankenhaus, ist das Dokument behördlich und geht an die Provinzverwaltung. Gehört sie einem Richter, einem Staatsanwalt, einem Gerichtsschreiber oder einem Notar, ist es gerichtlich und geht an das Gericht.

Zwei Dokumente sorgen für die meiste Verwirrung:

• Bildungsdokumente: Ein Diplom einer staatlichen Schule ist für sich genommen behördlich, wird aber durch die notarielle Bestätigung gerichtlich.
• Vollmachten und Erklärungen: Diese sind von Anfang an notarielle Akte, also gerichtlich und werden am Gericht apostilliert.

Ist die Kategorie wirklich unklar, sagt Ihnen die Provinzverwaltung oder das Gericht, ob das Dokument zu ihrem Bereich gehört, und die Anforderungen unterscheiden sich zwischen den Provinzen, fragen Sie also direkt bei der Stelle nach, statt zu raten. Auch eine notarielle Übersetzung und der Hinweis des Notars helfen hier, weil der Notar täglich mit diesen Dokumenten zu tun hat.

Geschäftsunterlagen folgen demselben Test. Ein Handelsregisterauszug (ticaret sicili) oder eine Tätigkeitsbescheinigung einer Firma ist behördlich und wird bei der Provinzverwaltung apostilliert, während ein notariell bestätigter Vorstandsbeschluss oder ein notariell bestätigtes Unterschriftenverzeichnis gerichtlich wird und an das Gericht geht. Firmen, die mehrere Dokumente gleichzeitig ins Ausland senden, stellen genau deshalb oft fest, dass sich eine einzige Akte zwischen den beiden Stellen aufteilt, deshalb hilft es, Firmenpapiere danach zu sortieren, wer sie unterschrieben hat, bevor jemand losfährt.

Was jede Stelle vor der Apostillierung benötigt

Beide Stellen arbeiten mit Originalen öffentlicher Dokumente, sodass ein Apostille Schalter nicht mit einer einfachen Fotokopie arbeitet. Bringen Sie das Originaldokument oder, wo die ausstellende Stelle das anbietet, eine amtlich beglaubigte Kopie mitsamt Ihrem Ausweis mit. Die Apostille wird auf dieses Original gestempelt oder daran angebracht, deshalb ist die Reihenfolge der Schritte wichtig: Lassen Sie zuerst apostillieren, wenn die empfangende Behörde das Original beglaubigt sehen will, und lassen Sie zuerst übersetzen, wenn sie die Übersetzung bestätigt sehen will.

Ein paar praktische Punkte erleichtern beide Besuche:

• Prüfen Sie, ob das Dokument für Ihren Zweck aktuell genug ist, da manche empfangenden Behörden im Ausland einen Zivilstandsregisterauszug verlangen, der innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wurde.
• Gruppieren Sie Dokumente nach der ausstellenden Provinz, denn jede Provinzverwaltung bearbeitet nur die behördlichen Papiere ihrer eigenen Provinz.
• Halten Sie gerichtliche und behördliche Dokumente getrennt, damit Sie nicht zweimal in einem Gebäude für Papiere anstehen, die eigentlich zur anderen Stelle gehören.
• Entscheiden Sie vorab, ob die Übersetzung selbst eine Apostille braucht, denn das macht aus einem Weg zwei.

Gerichtliche und rechtliche Dokumente, die Grenzen überschreiten

Gerichtliche und rechtliche Dokumente nehmen fast immer den gerichtlichen Weg, worauf man sich früh einstellen sollte. Ein Scheidungsurteil, eine Vollmacht oder eine Prozessakte ist ein gerichtliches Dokument, daher kommt die Apostille vom Gericht, und ihre juristische Übersetzung wird meist notariell bestätigt, bevor sie apostilliert wird. Mischt eine Akte behördliche und gerichtliche Papiere, folgt jedes Blatt seiner eigenen Stelle, und ein Bündel gemischter Dokumentübersetzungen kann Stempel von beiden Stellen benötigen.

Bei Dokumenten, die die Türkei verlassen, entscheidet das Zielland, ob eine Apostille ausreicht oder ob auch eine konsularische Legalisation nötig ist. Gehört das Zielland zum Haager Übereinkommen, ist die Apostille allein meist der anerkannte Weg; gehört es nicht dazu, geht das Dokument nach den türkischen Schritten üblicherweise noch zum zuständigen Konsulat zur Legalisation. In beiden Fällen ändert diese Entscheidung nichts an der zuständigen Stelle für die Apostille innerhalb der Türkei, denn die Aufteilung zwischen Provinzverwaltung und Gericht wird von türkischen Regeln festgelegt, nicht vom Zielland. Die empfangende Behörde im Ausland entscheidet weiterhin selbst über die Annahme.

Die richtige Stelle von Anfang an wählen

Zu entscheiden, welche türkische Behörde die Apostille für Ihr konkretes Dokument ausstellt, ist der Schritt, der einen zweiten Weg verhindert. Sortieren Sie jedes Dokument zu Hause in behördlich oder gerichtlich, gruppieren Sie sie nach der ausstellenden Provinz und behalten Sie die Originale bei sich, denn der Apostille Schalter, ob Provinzverwaltung oder Gericht, arbeitet mit Originalen, nicht mit Fotokopien. Muss ein Dokument übersetzt und notariell bestätigt werden, planen Sie den Weg zum Gericht für danach, nicht davor.

Die Wahl läuft auf behördlich gegen gerichtlich hinaus: die Provinzverwaltung für behördliche Papiere, das Gericht für gerichtliche Papiere und für alles, was ein Notar bestätigt hat. Sortieren Sie richtig, klären Sie die Apostille für behördliche Dokumente in der Türkei mit der Provinzverwaltung und die gerichtlichen mit dem Gericht, und denken Sie daran, dass die zuständige Stelle für die Apostille in der Türkei niemals das eigene Recht der empfangenden Behörde ändert, über die Annahme Ihres Dokuments zu entscheiden. Die zuständige Stelle für die Apostille vor der Abreise zu kennen, erspart Ihnen den Weg, den Sie sonst wiederholen müssten.