Valilik mi Adliye mi: Apostil Hangi Kurumdan Alınır

Bir belgenin apostilini hangi kurumun vereceği tek bir soruya bağlıdır: belge idari mi yoksa adli mi? İdari belgelerin apostili, belgenin düzenlendiği ilin valiliği tarafından verilir; adli belgelerin apostili ise adliye tarafından verilir. Apostil hangi kurumdan alınır sorusunu yola çıkmadan önce netleştirmek, şehrin yanlış ucundaki bir gişeye gidip gelmekten sizi kurtarır.

Bu sürecin içinde yer alan yeminli tercümeleri biz hazırlıyoruz, bu yüzden müşterilerimiz bize bunu neredeyse her hafta soruyor. Aşağıda iki kurum arasındaki tam ayrım, bu ayrımın neden böyle çizildiği ve yeminli tercüme ile noter onayının zincire nerede dahil olduğu yer alıyor.

Apostil hangi kurumdan alınır sorusunun kısa cevabı

Türkiye'de apostil, belgenin kategorisine göre belirlenen iki makamdan biri tarafından verilir; bu seçim nerede yaşadığınıza göre değil, belgenin türüne göre yapılır. Türk apostilini hangi kurumun vereceği de bu kategoriye bakılarak belirlenir. Valilik idari belgeleri, adliye ise adli belgeleri apostiller. Her iki kurum da aynı Lahey Apostil damgasını uyguladığı için elinize geçen belge biçim olarak aynıdır, sadece belgeyi veren gişe değişir.

Apostil, 1961 Lahey Apostil Sözleşmesi ile oluşturulmuş, bir resmi belgenin kökenini doğrulayan ve o belgenin başka bir üye ülkede tanınmasını sağlayan standart bir onay belgesidir. İmzayı, mührü ve belgeyi imzalayan görevlinin yetkisini doğrular; belgenin içeriği hakkında hiçbir şey söylemez. Üye ülkelerin listesini Lahey Konferansı'nın durum tablosunda kontrol edebilirsiniz.

İdari belgelerin apostili valilikten alınır

Valilik, sivil idare ve onun il müdürlükleri tarafından düzenlenen idari belgelerin apostilini verir. Belgeniz bir nüfus müdürlüğünden, bir bakanlığın il müdürlüğünden, bir devlet okulundan veya bir devlet hastanesinden geliyorsa, büyük olasılıkla idaridir. İdari bir belge için Türkiye'de nereden apostil alınacağını bilmek, belgeyi şu an bulunduğunuz il değil, belgeyi düzenleyen ilin valiliğine gitmek demektir.

Yaygın idari belgeler şunları içerir:

• Nüfus müdürlüğünden alınan sivil sicil kayıtları: doğum, evlilik ve ölüm belgeleri.
• Nüfus kayıt örnekleri ve ikametgah belgeleri.
• Milli Eğitim Bakanlığı'na bağlı devlet okullarından alınan diploma ve transkriptler.
• Devlet hastanelerinden alınan sağlık raporları ve tıbbi kayıtlar.
• Merkezi bakanlıkların il müdürlüklerinden alınan belgeler.
• Ticaret sicili kayıtları, örneğin bir şirketin sicil kaydı örneği.

Türkiye'de idari belgeler için apostil valilik tarafından verilir ve birçok ilde bu işi belirli bir masa yürütür. Valilik yalnızca kendi ilinde düzenlenen belgeleri onayladığı için, Ankara'da düzenlenmiş bir doğum belgesinin apostili Ankara'da alınır, İstanbul'da alınmaz. Ziyareti planlamadan önce belgelerinizi düzenleyen ile göre gruplandırın.

Adli belgelerin apostili adliyeden alınır

Adliye, mahkemeler, savcılıklar ve noterler tarafından hazırlanan adli belgelerin apostilini verir. Hangi makamın adli belgeleri apostilleyeceğini bilmek önemlidir, çünkü çoğu kişi her apostilin valilikten geleceğini düşünür ve yanlış binada bir gün kaybeder. Adliyede apostil, adli yargı ilk derece mahkemesi adalet komisyonu başkanlığı tarafından verilir.

Adliyede apostillenen belgeler arasında şunlar bulunur:

• Mahkeme kararları, hükümler ve ara kararlar.
• Savcılıklar tarafından düzenlenen belgeler.
• Adli sicil kaydı (sabıka kaydı).
• Bir Türk noteri tarafından onaylanmış herhangi bir belge, çünkü noterler Adalet Bakanlığı'na bağlı çalışır.

İnsanları şaşırtan nokta da bu son maddedir. Bir belge, noter onayı aldığı anda adli hale gelir, bu yüzden bu tür belgeler için hangi makamın adli belgeleri apostilleyeceği sorusunun cevabı, belge başlangıçta idari bir kayıt olarak doğmuş olsa bile her zaman adliyedir.

Yeminli tercüme ve noter onayı zincire nerede giriyor

Yeminli tercümenin kendisi apostillenen şey değildir, çünkü apostil bir resmi görevlinin imzasını doğrular ve bir tercümanın onayı bir noter onaylamadan resmi bir işlem sayılmaz. Pratikte apostili taşıyan belge, ya orijinal resmi belge ya da tercümenin noter onaylı halidir. Bu yüzden bir belgenin apostilini hangi kurumun vereceği, hangi katmanı doğruladığınıza göre değişebilir.

Genel sıra şöyle işler. Önce, apostili orijinal belgeye mi, tercümeye mi, yoksa her ikisine de mi istediklerini alıcı kurumla birlikte belirlersiniz. Sonra yeminli tercüme hazırlanır ve apostillenmesi gerekiyorsa önce noter onayından geçer, bu da onu adliyenin yetkisine giren bir adli belgeye dönüştürür. Noteriniz neyi görmek istediğini size bildirir, apostili hangi katmanın taşıyacağına ise alıcı kurum karar verir.

Noter onaylı bir tercüme adli belge sayıldığından, orijinalin izinden valiliğe gitmez. Bizim deneyimimize göre, müşterilerin ekstra bir gidiş yapmasının en yaygın nedeni, idari bir orijinali valilikte apostillettirip tercüme ve noter onayından geçirdikten sonra, karşı tarafın noter onaylı tercümenin de apostillenmesini istediğini öğrenmeleridir; bu da adliyede ayrı bir iştir.

Valilik ve adliye karşılaştırması

Aşağıdaki tablo, Türkiye'de her belge türü için nereden apostil alınacağını tek bakışta görebilmeniz için iki kurumu yan yana koyar. Bir belge her iki sütuna da girebilecek gibi görünüyorsa, başvurduğunuz kurum son kararı verir, bu yüzden yola çıkmadan önce kategoriyi teyit edin.

Nokta	Valilik	Adliye
Belge türü	İdari	Adli
Tipik örnekler	Doğum, evlilik ve ölüm belgeleri; devlet okulu diplomaları; kamu sağlık raporları	Mahkeme kararları; savcılık belgeleri; adli sicil kaydı; noter onaylı her belge
Veren birim	Belgeyi düzenleyen ilin valilik makamı	Adliyedeki adalet komisyonu başkanlığı
Noter onaylı tercümeler	Burada işlenmez	Burada apostillenir

Belgenizin hangi kategoride olduğunu nasıl anlarsınız

Bir belgeyi genellikle kimin imzalayıp mühürlediğine bakarak sınıflandırabilirsiniz. İmza bir nüfus memuruna, bir bakanlık müdürlüğüne, bir devlet okuluna veya bir devlet hastanesine aitse belge idaridir ve valiliğe gider. İmza bir hakime, bir savcıya, bir mahkeme katibine veya bir notere aitse belge adlidir ve adliyeye gider.

İki belge türü en çok karışıklığa neden olur:

• Eğitim belgeleri: bir devlet okulu diploması kendi başına idaridir, ama aynı diploma noter onayından geçtiğinde adli hale gelir.
• Vekaletnameler ve beyanlar: bunlar baştan itibaren noterlik işlemleridir, dolayısıyla adlidir ve adliyede apostillenir.

Kategori gerçekten belirsizse, valilik ya da adliye belgenin kendilerine ait olup olmadığını size söyler ve iller arasında şartlar farklılık gösterebilir, bu yüzden tahmin etmek yerine doğrudan kuruma sorun. Bu noktada bir noter tercümesi ve noterin kendi yönlendirmesi de yardımcı olur, çünkü noter bu belgelerle her gün ilgilenir.

Ticari belgeler de aynı testten geçer. Bir ticaret sicili kaydı veya bir faaliyet belgesi idaridir ve valilikte apostillenir; noter onaylı bir yönetim kurulu kararı veya noter onaylı bir imza sirküleri ise adli hale gelir ve adliyeye gider. Aynı anda birden fazla belgeyi yurt dışına gönderen şirketler, tam bu nedenle tek bir dosyanın iki kurum arasında bölündüğünü sık sık fark eder, bu yüzden kurumsal belgeleri kimin imzaladığına göre ayırmak, yola çıkmadan önce işe yarar.

Her kurumun apostillemeden önce istediği şeyler

Her iki kurum da orijinal resmi belgelerle çalışır, bu yüzden bir apostil gişesi düz bir fotokopi üzerinde işlem yapmaz. Orijinal belgeyi, ya da düzenleyen kurumun sunduğu yerde resmi bir onaylı suretini, kimliğinizle birlikte getirin. Apostil bu orijinalin üzerine veya ekine yapıştırılır, bu yüzden adımların sırası önemlidir: alıcı kurum orijinalin doğrulanmasını istiyorsa önce apostil alın, tercümenin onaylanmasını istiyorsa önce tercüme ettirin.

Her iki ziyareti de kolaylaştıracak birkaç pratik nokta şunlardır:

• Belgenin amacınız için yeterince güncel olup olmadığını kontrol edin, çünkü yurt dışındaki bazı alıcı kurumlar belirli bir süre içinde düzenlenmiş bir sivil sicil kaydı isteyebilir.
• Belgeleri düzenleyen ile göre gruplandırın, çünkü her valilik yalnızca kendi ilinin idari belgelerine bakar.
• Adli ve idari belgeleri ayrı tutun, böylece bir binada diğerine ait belgeler için iki kez sıraya girmezsiniz.
• Tercümenin kendisinin apostil gerektirip gerektirmediğine önceden karar verin, çünkü bu tek bir işi iki işe çıkarır.

Sınır ötesine geçen mahkeme ve hukuki belgeler

Mahkeme ve hukuki belgeler neredeyse her zaman adli yolu izler, bu yüzden erkenden planlamakta fayda var. Bir boşanma kararı, bir vekaletname veya bir dava dosyası adli bir belgedir, dolayısıyla apostili adliyeden gelir ve hukuki tercümesi genellikle apostillenmeden önce noter onayından geçer. Bir dosya idari ve adli belgeleri birlikte barındırıyorsa, her kağıt kendi kurumunu takip eder ve karışık belge tercümelerinden oluşan bir paket hem valilikten hem adliyeden damga gerektirebilir.

Türkiye'den çıkan belgeler için, apostilin yeterli olup olmadığına veya konsolosluk tasdikinin de gerekip gerekmediğine varış ülkesi karar verir. Varış ülkesi Lahey Apostil Sözleşmesi'ne üye ise genellikle tek başına apostil kabul edilen yoldur; üye değilse belge Türkiye'deki adımlardan sonra genellikle ilgili konsolosluğa tasdik için gider. Her iki durumda da bu karar, bir belgenin apostilini Türkiye içinde hangi kurumun vereceğini değiştirmez, çünkü valilik ve adliye ayrımı Türk kurallarıyla belirlenir, varış ülkesiyle değil. Yurt dışındaki alıcı kurum kabul konusunda son kararı yine kendisi verir.

Doğru kurumu ilk seferde seçmek

Belirli bir belgeniz için Türk apostilini hangi kurumun vereceğine karar vermek, ikinci bir gidişi önleyen adımdır. Evden çıkmadan önce her belgeyi idari veya adli olarak ayırın, bunları düzenleyen ile göre gruplandırın ve orijinalleri yanınızda tutun, çünkü apostil gişesi, valilik olsun adliye olsun, fotokopilerle değil orijinallerle çalışır. Bir belgenin tercüme edilip noter onayından geçmesi gerekiyorsa, adliye ziyaretini noter onayından sonrasına planlayın.

Seçim idari ile adli arasındaki farka dayanır: idari belgeler için valilik, adli belgeler ve bir noterin onayladığı her şey için adliye. Ayrımı doğru yapın, Türkiye'de idari belgeler için apostili valilikle, adli belgeler için adliyeyle teyit edin ve Türkiye'de bir belgenin apostilini hangi kurumun vereceğinin, alıcı kurumun belgeyi kabul edip etmeme konusundaki ayrı yetkisini hiçbir zaman değiştirmediğini unutmayın. Apostil hangi kurumdan alınır sorusunu yola çıkmadan önce bilmek, tekrarlamak zorunda kalacağınız gidişi size kazandırır.